Електронні повідомлення в Польщі: коли надсилають UPO, UPP та UPD?

При цифровому листуванні, відправці заявок, заяв і т.п. до органів влади Польщі, необхідно мати офіційне підтвердження того, що потрібна інформація доставлена. Цю роль і виконують UPO, UPP та UPD, причому кожне повідомлення свою. Що таке UPO, UPP та UPD? Як вони формуються, навіщо потрібні і де їх шукати? 

Зміст:

• Що таке електронні повідомлення і чим вони відрізняються?
• UPP: офіційне повідомлення про відправку
• UPD: офіційне підтвердження доставки
• UPO: офіційне підтвердження прийому
• Де і як можна побачити свій UPO?
• Що робити, якщо UPO втрачено?

Йдеться про випадки, коли електронний документообіг введено та використовується вибраним органом влади та/або організацією. На жаль, поки не все і не всюди можна відправляти в цифровому форматі, а, відповідно, спочатку необхідно з'ясувати таку можливість, і тільки потім відправляти документи та очікувати підтвердження їх отримання.

Розглянуті повідомлення є електронними і можуть використовуватися тільки в цифровому форматі. Роздрукований документ не буде офіційним.

Що таке електронні повідомлення і чим вони відрізняються?

У даному випадку під повідомленням розуміється офіційне підтвердження відправки, доставки та отримання електронної інформації (наприклад, заявки, запиту, передачі потрібних даних).

Розглядаючи послідовність процесу, повідомлення надходять так:

1. При відправленні, підтверджуючи саме цей факт, приходить UPP (офіційне підтвердження відправки).
2. Коли інформація отримана, формується та відправляється UPD (офіційне підтвердження доставки).
3. Далі формується UPO (офіційне підтвердження прийому) – документ, що узагальнює дані по двох попередніх.

Іншими словами, йдеться не про три різні статуси відправленого повідомлення, а про два (UPD та UPP), і певне підсумкове повідомлення (UPO), яке формується на основі двох попередніх.

По етапах появи цих документів і розглянемо їх далі більш детально.

UPP: офіційне повідомлення про відправку

UPP (Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia) – підтверджує факт відправки та доставки на вказану адресу. Це автоматично сформований електронний документ, створений у момент доставки (але не ознайомлення!) повідомлення на потрібну адресу.

 

Для чого може знадобитися UPP? У першу чергу, щоб знати про доставку повідомлення, але, крім цього, у разі виникнення труднощів, UPP допоможе довести, що відомості відправлялися, і зроблено це було у вказані дату та час.

UPD: офіційне підтвердження доставки

UPD (Urzędowe Poświadczenie Doręczenia) – це також електронний документ (xml-файл), але формується він вже не автоматично, а тільки після підписання електронним підписом адресатом.

Тобто UPD підтверджує вже факт прочитання (прийняття) документа. Відповідно, крім інформації про відправлення, отримання, дату та час, у даному повідомленні повинна бути присутня посилання або окремий файл електронного підпису.

UPO: офіційне підтвердження прийому

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – узагальнююче повідомлення, яке підтверджує факт доставки та отримання. Після отримання даного повідомлення можна вважати, що відправлення відбулося і потрібні дані доставлені та отримані.

Саме у вигляді UPO інформація зберігається в базах даних і може бути доступна заявнику (у разі необхідності).

Крім іншого, UPO містить наступну інформацію:

• Повна назва суб'єкта (наприклад, установи), якому був вручений електронний документ.
• Дату і час введення або передачі електронного документа в інформаційну систему.
• Дату і час підписання адресатом UPD щодо даного документа.
• Дату і час створення UPO.

У документі також є унікальні ідентифікатори, за якими його можна буде знайти пізніше.

Якщо з доставкою виникли проблеми, або інформація надіслана в неналежному форматі, UPO не надійде. Прийде повідомлення про помилку.

Де і як можна побачити свій UPO?

Повідомлення UPO буде видно в особистому кабінеті тієї системи, через яку надсилалося повідомлення. Крім того, воно повинно надійти на email, вказаний при реєстрації.

Для більшої надійності рекомендується завантажити UPO і зберегти його на своєму пристрої (гаджеті). Як мінімум варто зберегти десь ідентифікатор повідомлення.

Що робити, якщо UPO втрачено?

Якщо з якої-небудь причини повідомлення було втрачено і більше недоступне, його можна отримати заново (нагадаємо, UPO зберігаються в окремих базах даних).

Щоб запросити повторно UPO, треба звертатися до адміністраторів / техпідтримки конкретної системи. Наприклад, перевірити статус відправлення в адресу податкових органів можна за допомогою даного сервісу.

Існують і неофіційні посередники, які заявляють, що мають доступ одразу до кількох баз даних. Одним із таких є сервіс e-pity, однак детально нами його працездатність не перевірялася, і гарантувати адекватну роботу ми не можемо.

Підсумуємо. Для підтвердження доставки і отримання електронних повідомлень в офіційні структури існує кілька цифрових повідомлень: UPP – підтверджує факт доставки, UPD – факт отримання і прочитання, а UPO – узагальнює ці дані і зберігає їх в спеціальних базах. Тільки правильно складене, доставлене і отримане повідомлення буде мати повідомлення UPO.