Електронна доставка повідомлень через e-Doręczenie в Польщі рівноцінна рекомендованому листу

Вступили в силу закони, прирівнюючи засіб електронної доставки – e-Doręczenie – до рекомендованих листів з повідомленням. Тепер відправити кореспонденцію в органи влади, комерційні або громадські організації, а також іншим фізичним особам, можна буде в цифровому вигляді. При цьому зобов’язання мати аккаунт e-Doręczenie будуть з’являтися поступово. Що таке електронна доставка? 

Зміст:

• UPD. 12.04.2024. Затверджено графік впровадження
• Що таке e-Doręczenie в Польщі?
• Переваги e-Doręczenie
• Про гібридну послугу PUH
• Хто повинен мати скриньку e-Doręczenie?
• Графік впровадження системи e-Doręczenie
• Державні організації
• Комерційні та громадські організації, а також інші особи
• Як зареєструвати аккаунт e-Doręczenie?
• Скільки чекати реєстрації?
• Скільки коштує завести аккаунт e-Doręczenie?
• Як виглядає адреса e-Doręczenie?
• Як користуватися електронною доставкою?

UPD. 12.04.2024. Затверджено графік впровадження

Мінцифри Польщі офіційно оголосило, що більше не має наміру переносити терміни впровадження системи e-Doręczenia. Графік, вказаний у матеріалі далі, актуалізовано.

Що таке e-Doręczenie в Польщі?

Технічно інструмент виглядає як окрема скринька електронної пошти, створена в рамках спеціального державного сервісу, з обов'язковою авторизацією в системі за допомогою поширених інструментів офіційної ідентифікації (інтернет-банкінгу, профіль зауфани і ін.).

Кожне відправлене таким чином повідомлення буде підписано електронним підписом. Повідомляється, що з часом e-Doręczenie має замінити офіційну переписку через ePUAP та інші державні сервіси.

Переваги e-Doręczenie

Плюси від використання системи електронної доставки досить очевидні:

• У скриньці e-Doręczenie можна відправляти і отримувати електронні документи у зручний час і з будь-якого місця за наявності доступу до мережі інтернет. Відповідно, не доведеться йти на пошту або чекати листоношу.
• Спілкування з органами влади різних рівнів буде відбуватися за допомогою електронної доставки в цифровій формі.
• Система гарантує безпеку і надійність передачі даних. Документи через e-Doręczenie завжди потрапляють до потрібного адресата.
• Отримані відповіді точно надійшли від необхідної структури або людини, тобто існує гарантія, що ніхто не видасть себе за іншу особу або установу.
• Буде отримано підтвердження доставки повідомлення, рівносильне повідомленню від рекомендованого листа, крім іншого, що вказує на дату і час отримання.
• Відсутні реклама, спам та інші нерегламентовані повідомлення.

Існує і можливість т.з. гібридної доставки для тих, хто ще не завів собі аккаунт e-Doręczenie. Про це кілька слів скажемо докладніше.

Про гібридну послугу PUH

На першому етапі, коли електронні скриньки e-Doręczenie є не у всіх користувачів (а для фізичних осіб заведення аккаунта не є обов'язковим), застосовується гібридна послуга PUH від Poszta Polska (або інших посередників).

Суть послуги в тому, що відправлене в електронному вигляді повідомлення від державних органів, при неможливості його доставки на скриньку e-Doręczenie, буде роздруковано і надіслано на поштову адресу.

Друк обіцяють виробляти в автоматичному режимі, у спеціальних ізольованих зонах, тим самим гарантуючи безпеку переписки.

Хто повинен мати скриньку e-Doręczenie?

Електронна доставка призначена для фізичних осіб, компаній та державних установ усіх рівнів. Поступово всі уряди почнуть використовувати e-Doręczenie для спілкування. Далі електронну доставку будуть застосовувати всі організації та особи, зареєстровані в Національному судовому реєстрі (у цьому контексті – реєстр юридичних осіб та організацій) і CEiDG (реєстр реєстрації індивідуальних підприємців).

Однак обов'язок використовувати e-Doręczenie буде вводитися поступово, відповідно до встановленого законом графіка.

Графік впровадження системи e-Doręczenie

Графік впровадження розтягнутий на досить значний період. Окремо регламентуються державні та місцеві органи влади, і окремо – інші організації.

Державні організації

З 1 жовтня 2024 року використовувати e-Doręczenie повинні:

• Академія наук Польщі та створені нею організаційні структури.
• Державні та муніципальні установи культури, інші державні або муніципальні юридичні особи, створені на підставі окремих актів для виконання суспільних завдань.
• Державні університети.
• Державні цільові фонди.
• Національний фонд охорони здоров'я (NFZ).
• Органи державного управління та бюджетні установи, що обслуговують ці органи.
• Органи державної влади (крім перелічених вище), в т.ч. органи контролю, правоохоронні органи та бюджетні підрозділи, що обслуговують ці органи.
• Органи виконавчої влади.
• Органи місцевого самоврядування та їх об'єднання, а також муніципальні об'єднання та бюджетні установи місцевого самоврядування, але тільки в рамках цифрової системи e-Doręczenie (без гібридної складової).
• Самостійні установи охорони здоров'я.
• Сільськогосподарський фонд соціального страхування (KRUZ) та фонди, що перебувають у веденні KRUZ.
• Установа соціального страхування (ZUS) та фонди, що управляються нею.
• Установи бюджетного господарства.

З 1 січня 2025 року:

Організації державної та місцевої влади, не перелічені вище.

З 10 січня 2029 року:

• Органи місцевого самоврядування та їх об'єднання, а також столичні об'єднання та бюджетні установи місцевого самоврядування (обов'язок застосовувати положення про доставку кореспонденції з використанням публічного гібридного сервісу).
• Суди, трибунали, судові пристави, прокуратура, правоохоронні органи та Служба виконання покарань.

Ще раз підкреслимо, що органи місцевої влади повинні почати використовувати електронну складову системи вже з грудня 2023 року, а обов'язок застосовувати гібридну форму з'явиться пізніше.

Комерційні та громадські організації, а також інші особи

З 1 жовтня 2024 року мати доступ до e-Doręczenie зобов'язані (практикуючі у зазначений час):

• податкові консультанти;
• нотаріуси;
• патентні повірені;
• радник Генеральної прокуратури Республіки Польща, що виконує службові обов'язки;
• радники з реструктуризації;
• юристи та юрисконсульти.

З 1 січня 2025 року:

• Недержавні суб'єкти, внесені в Центральний реєстр та інформацію про господарську діяльність (CEIDG).
• Недержавні юридичні особи внесені в Національний судовий реєстр (KRS) до 1 жовтня 2024 року.

З 30 вересня 2025 року:

Недержавні суб'єкти, внесені в CEIDG станом на 30 січня 2023 року, якщо вони подають заявку на будь-які зміни.

З 30 вересня 2026 року:

Інші недержавні юридичні особи, не зазначені вище.

Як зареєструвати аккаунт e-Doręczenie?

Щоб використовувати e-Doręczenie, необхідно налаштувати аккаунт. Для цього потрібно мати доступ через систему Login.gov.pl, Profil zaufany / ePUAP, інтернет-банкінг або іншу аналогічну систему. Увійти можна і через додаток mObywatel.

• Фізичні особи для створення ящика, повинні перейти на дану сторінку сервісу, натиснути «Start» і ввести необхідні дані.
• Юридичні особи можуть використовувати даний сервіс.

На сторінках за посиланнями вище є і додаткова інформація по реєстрації профілю.

Якщо раніше вже здійснювались деякі дії в державних цифрових системах, частина необхідної інформації може бути підтягнута автоматично. Обов'язково перевірте її перед відправленням заявки. Особливу увагу зверніть на поштову адресу та інші контакти, які можуть бути використані для зв'язку, у разі неможливості електронного відправлення.

Скільки чекати реєстрації?

Точні терміни на даний момент не вказані, але зазначено, що у разі відсутності претензій з боку Мінцифри РП (при подачі повного обсягу інформації), реєстрація повинна здійснюватись негайно.

Фактом реєстрації є надання адреси e-Doręczenie і внесення його в спеціальний державний реєстр.

Скільки коштує завести аккаунт e-Doręczenie?

Реєстрація аккаунта безкоштовна. Оплаті підлягає звернення через представника (вартість довіреності), а також при використанні комерційних посередників.

Використання сервісу між державними / муніципальними органами і фізичними особами – також безкоштовне, а ось за переписку між комерційними структурами (а також між ними і фізичними особами) може бути встановлений певний тариф.

Як виглядає адреса e-Doręczenie?

Ця адреса не є email у звичному розумінні, і не схожа на нього навіть зовні. Адреса електронної доставки складається з послідовності символів (літер і цифр) у наступному порядку:

Як користуватися електронною доставкою?

Доступ до ящика e-Doręczeni можливий через наступні сервіси:

• Додаток mObywatel.gov.pl.
• Сервіс edoreczenia.gov.pl.
• Ящик в особистому кабінеті підприємця на biznes.gov.pl.
• Офісна система EZD (system kancelaryjny EZD), інтегрована з електронною доставкою.
• Через послуги компаній (посередників), які надають послугу електронної доставки.

У останньому випадку послуга може бути платною. Тарифи визначає посередник.

Висновок

Заміна рекомендованих листів з повідомленням цифровою службою доставки безсумнівно буде цікавою для великої кількості іноземців у Польщі. Сервіс e-Doręczeni обіцяє стати більш зручним і швидким механізмом обміну інформацією. Однак графік застосування електронної доставки розтягнутий на кілька років, а впровадження нових систем, на жаль, не завжди проходить бездоганно.

Але все ж це крок у правильному напрямку. Будемо сподіватися, що рано чи пізно багатомісячні пересилання документів між іноземцями та ужендами відійдуть у минуле.