Хто і як повинен оформляти рахунки-фактури VAT у Польщі?

Рахунок-фактура є основним документом, що підтверджує операцію, яка обкладається ПДВ (VAT). Документ також необхідний для правильного розрахунку податків підприємців. Обов'язок виставлення рахунку-фактури покладається на платників податку на товари та послуги. Всі необхідні відомості про рахунки-фактури можна дізнатися з цього матеріалу.

Зміст:

• Що таке рахунок-фактура в Польщі?
• Хто повинен виставляти фактуру?
• Кому не потрібно виставляти фактуру?
• Що вказується в рахунку-фактурі?
• Додаткова інформація
• Як виглядає рахунок-фактура в Польщі?
• Коли виставляється рахунок-фактура?
• Електронні рахунки-фактури
• Як довго зберігати рахунки-фактури?
• Фактура іноземною мовою
• Як і що можна купувати на фактуру?
• Як здійснити покупку на фактуру?

Що таке рахунок-фактура в Польщі?

Якщо підприємець здійснює діяльність, звільнену від оподаткування у зв'язку з об'єктивним або суб'єктивним звільненням (звільнення від VAT до 200 000 злотих), він не зобов'язаний виставляти рахунки-фактури ПДВ, але може це зробити добровільно. У даної норми є винятки, про які докладно поговоримо далі.

Хто повинен виставляти фактуру?

Платники податку на товари та послуги (платник VAT) зобов'язані документально оформляти рахунками-фактурами:

• Продаж, а також доставку товарів і надання послуг іншому платнику VAT або платнику податку на додану вартість або податку аналогічного характеру, а також юридичній особі, яка не є платником податку.
• Реалізацію поштою з території країни і продаж поштою на території країни особі, яка не є платником ПДВ, платником податку на додану вартість або податку аналогічного характеру, а також юридичній особі, яка не є платником податку. Зокрема, це може бути фізична особа, яка не є платником VAT, тобто споживач з іншої країни ЄС.
• Постачання товарів всередині Співтовариства особі, яка не є платником ПДВ, податку на додану вартість або платником аналогічного податку, необкладеним податком юридичним особам.
• Отримання всієї або частини оплати до реалізації, доставки товару або надання послуг, тобто у випадку отримання передоплати.

У цих ситуаціях підприємець зобов'язаний виставити рахунок-фактуру, навіть якщо він не зареєстрований як платник ПДВ.

Кому не потрібно виставляти фактуру?

Крім уже зазначеного випадку, коли виставляти фактуру не повинні підприємці, звільнені від сплати VAT, не зобов'язані оформляти рахунок-фактуру фізичним особам, які не займаються підприємницькою діяльністю (споживачам).

Однак це правило не поширюється на:

• продажі поштою з території країни і на територію країни;
• постачання нових транспортних засобів всередині Співтовариства;
• ситуації, при якій покупець (споживач) запитує рахунок.

Що стосується запиту покупця, то він повинен бути наданий (поданий) протягом 3 місяців з кінця місяця, в якому був доставлений товар або надана послуга або отримана вся або частина оплати.

Що вказується в рахунку-фактурі?

Рахунок-фактура може бути в паперовому або електронному вигляді. Документ оформляється у двох примірниках – один для підприємця, інший для покупця.

У випадку рахунків-фактур VAT, виписаних в електронній формі, платник податку, який здійснює продаж, відправляє їх або надає покупцю і зберігає у своїй документації.

Суми повинні вказуватися в польських злотих. Суми, зазначені в рахунку, округлюються до цілих грошей: суми нижче 0,5 гроша опускаються, а суми від 0,5 гроша округлюються до 1 гроша.

Правильно виставлений рахунок-фактура повинен містити:

• дату видачі;
• порядковий номер, присвоєний одній або кільком серіям, який однозначно ідентифікує фактуру;
• імена та прізвища або назву платника податків і покупця товарів або послуг та їх адреси;
• номер, за яким ідентифікується платник податків для цілей оподаткування (у випадку угод ЄС – VAT EU);
• номер, за яким покупець товарів або послуг ідентифікується для цілей оподаткування або податку на додану вартість, під яким він отримав товари або послуги;
• дату здійснення або завершення постачання товарів або послуг, або дату отримання оплати, якщо вона передує продажу, за умови, що така дата зазначена і відрізняється від дати виставлення рахунку-фактури;
• назву (тип) товару або послуги;
• міру і кількість поставлених товарів або обсяг наданих послуг;
• ціну за одиницю товару або послуги без суми податку (чиста ціна за одиницю);
• суму будь-яких знижок або знижень цін, у тому числі у вигляді знижки за дострокову оплату, якщо вони не включені в чисту ціну одиниці продукції;
• вартість поставлених товарів або наданих послуг за угодою за вирахуванням податку (чиста вартість реалізації);
• ставку податку;
• суму чистої вартості реалізації, розділену на продажі, що обкладаються індивідуальними ставками податку, і продажі, звільнені від податку;
• суму податку з суми чистої вартості реалізації, розділену на суми, що стосуються окремих податкових ставок;
• загальну суму.

У нормах не зазначено прямо, яку адресу слід вказувати у випадку фізичної особи, яка веде бізнес: чи має це бути адреса проживання або адреса основного місця діяльності, якщо зареєстрований офіс бізнесу розташований за адресою, крім місця проживання. За замовчуванням передбачається, що має бути вказана адреса проживання підприємця. Однак, якщо у такого підприємця є основні місця діяльності, зазначені в CEIDG, у рахунку-фактурі має бути вказана адреса основного місця діяльності.

Додаткова інформація

У рахунку-фактурі також має бути вказана така інформація, як:

• касовий метод (metoda kasowa) – щодо малих підприємців, які обрали касовий метод;
• самовиставлення рахунків – коли покупець виставляє рахунок від імені продавця;
• механізм розділеної оплати (MPP) – для рахунків на суму понад 15 000 злотих, документування продажу товарів або послуг, на які поширюється обов'язковий MPP;
• порядок націнки для туристичних агентств — у разі надання туристичних послуг, коли податковою базою є сума націнки;
• маржинальна процедура — колишні у вжитку товари/маржинальна процедура — предмети колекціонування та антикваріат/маржинальна процедура — твори мистецтва — у разі колишніх у вжитку товарів, предметів колекціонування, антикваріату та творів мистецтва, для яких податковою базою є сума маржі;
• ім'я або ім'я та прізвище податкового представника, його адреса та номер, за яким він ідентифікується для цілей оподаткування, у випадку рахунків-фактур, виставлених на ім'я та за дорученням платника податків його податковим представником.

Відповідно, ця додаткова інформація вказується лише в умовах, коли підприємець підходить під вимоги щодо її надання.

Як виглядає рахунок-фактура в Польщі?

Строгої форми фактури не встановлено, однак вищеперелічена інформація повинна бути присутня в документі.

Коли виставляється рахунок-фактура?

Рахунок-фактура виставляється не раніше ніж за 30 днів до доставки товару або надання послуги, але не пізніше 15-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому була здійснена доставка або надання послуги. Це загальне правило, але воно має багато винятків.

Рахунок-фактура повинна бути виставлена:

• до 30-го дня з дня надання послуги – у випадку надання будівельних або будівельно-монтажних послуг;
• до 60-го дня – у випадку доставки друкованих книг;
• до 90-го дня – у випадку книгодрукарської діяльності, за винятком карт і листівок, а також газет і журналів (крім імпортних послуг);
• після закінчення терміну оплати (крім імпортних послуг) – у випадках постачання електроенергії, тепла або холоду і трубопровідного газу, надання телекомунікаційних послуг, надання послуг з оренди, лізингу або аналогічних послуг, послуг індивідуальної охорони і послуг з охорони, нагляду і зберігання майна, постійних юридичних послуг;
• до 7-го дня з дня повернення зазначеної в договорі упаковки – у випадку неповернення покупцем зворотної упаковки, покритої заставою. Однак якщо в договорі не зазначено термін повернення упаковки, рахунок-фактура буде виставлений не пізніше 60-го дня з дня доставки упаковки.

Ще раз – в звичайних умовах фактура надається не пізніше 15-го дня місяця, наступного за місяцем угоди. В переліку вище вказані винятки з цього правила.

Електронні рахунки-фактури

Електронна фактура – це електронний рахунок, виставлений і отриманий в будь-якому електронному форматі, наприклад, PDF, JPG, XML.

Електронні рахунки-фактури еквівалентні паперовим, містять ті ж елементи і застосовуються загальні правила виставлення фактур. Від паперових вони відрізняються способом відправки / доставки.

Податкова інспекція Польщі передбачає, що отримувач може висловити свою згоду на отримання електронних фактур усно або опосередковано, тобто не протестуючи після отримання рахунку-фактури в електронній формі.

Умови формування електронних фактур вважаються виконаними, якщо підприємець (достатньо одного з перерахованого):

• використовує електронний підпис;
• використовує електронний обмін даними (EDI) відповідно до Угоди про європейську модель електронного обміну даними;
• реалізує так званий бізнес-контроль, тобто процес прив'язки рахунку-фактури до доставки товарів або послуг.

У підприємця повинні бути підтверджуючі документи, наприклад, замовлення, договір, транспортний документ або вимога про оплату.

Як довго зберігати рахунки-фактури?

Рахунки-фактури необхідно зберігати протягом 5 років. Відлік періоду починається з кінця календарного року, в якому закінчився термін сплати податку.

Рахунки-фактур можуть зберігатися в будь-якій формі, як паперовій, так і електронній, незалежно від того, в якій формі вони були отримані або відправлені покупцеві. Вони повинні зберігатися в нередагованому форматі, наприклад, PDF, JPG, TIFF, розділені на розрахункові періоди, з можливістю друку. Контролюючі органи повинні мати доступ до рахунків-фактур, що зберігаються в електронному вигляді, і можливість їх завантаження з мережі в будь-який час.

При зберіганні рахунків-фактур як у паперовому, так і в електронному вигляді необхідно забезпечити справжність походження рахунків, цілісність їх змісту та розбірливість з моменту їх виставлення до закінчення терміну зберігання.

Фактура іноземною мовою

Якщо підприємець отримав рахунок-фактуру від іноземного підрядника, пов'язану з угодами всередині Спільноти, він не зобов'язаний перекладати документ на польську мову. Важливо, щоб фактура була правильно оформлена.

Переклад рахунків-фактур може бути доручений перевіряючим органам або аудитору, а також митним органам – у разі рахунків-фактур, виставлених для цілей імпорту.

Рахунки-фактури, виставлені за кордоном, не підпадають під дію національного законодавства. Вони можуть бути складені іноземною мовою і містити суми, виражені в іноземній валюті.

Суми податків, виражені в іноземній валюті, конвертуються в польські злоті відповідно до принципів, що використовуються для визначення податкової бази. Конвертація здійснюється за середнім курсом НБП:

• в останній робочий день, що передує даті виникнення податкового зобов'язання (в принципі, податкове зобов'язання виникає при поставці товарів або наданні послуг);
• в останній робочий день, що передує даті виставлення рахунку-фактури, якщо вона була виставлена до виникнення податкового зобов'язання.

Якщо підприємець виставляє рахунок-фактуру іноземному підряднику, він може підготувати її іноземною мовою. Правила не регламентують, якою мовою має бути виставлений документ. Однак розрахунок VAT повинен проводитися в польських злотих.

Як і що можна купувати на фактуру?

Насамперед про термінологію. «Купувати на фактуру» не означає, що можна, наприклад, взяти в руки роздруковані документи і розплатитися ними в магазині. Йдеться про можливі пільги та взаємозаліки.

Чіткий перелік того, що має відношення до бізнесу, законодавчо не встановлений. Головна умова – підприємець повинен довести, що придбане потрібно для його діяльності. Наприклад, для підприємця у сфері IT це може бути покупка або ремонт комп'ютерної техніки, заміна витратних матеріалів і навіть кава, якщо він зустрічає клієнтів в офісі і пропонує їм напої. Але навряд чи податкові органи визнають витратами на IT-бізнес, наприклад, праску або туристичну путівку.

Бізнесмен здійснює покупку на фактуру під свою відповідальність, тобто він не повинен заздалегідь погоджувати її з податковими органами. Однак пізніше контролюючі служби можуть перевірити факт таких покупок і вимагати пояснень їх доцільності для підприємницької діяльності.

Як здійснити покупку на фактуру?

Для цього необхідно отримати у продавця / постачальника послуг фактуру. Оскільки в ній повинен бути вказаний NIP підприємця, цю процедуру необхідно погодити заздалегідь, попередивши про необхідність отримання рахунка-фактури.

Складнощі нерідко виникають при інтернет-покупках, оскільки далеко не всі магазини мають функцію виставлення фактур на сайтах. Це знову ж таки варто погодити заздалегідь, звернувшись до техпідтримки.

Може використовуватися покупка на фактуру і у іноземного постачальника. Однак у цьому випадку використовуються операції з імпорту, які потребують окремого оформлення. Такі покупки краще заздалегідь опрацювати з бухгалтерією, щоб не зробити помилок.

Підсумуємо. Рахунки-фактури не тільки обов'язкова умова для ряду випадків ведення бізнесу, але можуть і допомогти підприємцю заощадити на податках. Головне ретельно вивчити це питання і використовувати всі можливості, надані польським законодавством.