Які документи потрібні для офіційного працевлаштування іноземця в Польщі

Офіційне працевлаштування в Польщі вимагає чіткого дотримання процедур та підготовки пакету паперів як з боку працівника, так і з боку роботодавця. Ця стаття актуальна станом на вересень 2026 року; перед підписанням будь-яких паперів завжди перевіряйте актуальні вимоги в офіційних джерелах.

Незалежно від того, чи ви тільки приїхали до країни, чи змінюєте роботу, знання своїх прав та необхідних формулярів допоможе уникнути проблем із законом та роботодавцем.

Основні документи від працівника при працевлаштуванні

Коли ви влаштовуєтеся на роботу, відділ кадрів (kadry) попросить у вас певний стандартний набір документів. Це необхідно для того, щоб зареєструвати вас у системі соціального страхування ZUS та підготувати трудовий договір.

Паспорт та віза або карта побуту

Перший і головний документ — це дійсний закордонний паспорт. Роботодавець зобов'язаний перевірити законність вашого перебування в Польщі. Разом із паспортом ви надаєте підставу для легального перебування: візу, штамп у паспорті про подачу на карту побуту або саму пластикову картку (karta pobytu). Станом на 2026 рік наявність цих даних є обов'язковою для внесення до облікових систем.

PESEL та податковий номер

Номер PESEL (український аналог ідентифікаційного коду) є критично важливим для працевлаштування. Якщо ви приїхали за умовами спецзакону, номер PESEL зі статусом UKR оформлюється швидко і використовується для всіх податкових та соціальних декларацій. Також вам знадобиться номер NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), хоча для більшості працівників наразі достатньо лише PESEL для розрахунку з податковою (PIT).

Довідки про несудимість та медичний огляд

Залежно від сфери діяльності (наприклад, освіта, медицина, громадське харчування, охорона), роботодавець може вимагати довідку про несудимість (zaświadczenie o niekaralności) з польського Реєстру судимостей або її український еквівалент з апостилем. Крім того, кожен офіційний працівник зобов'язаний пройти попередній медичний огляд у працездатного лікаря (badania medycyny pracy), за які зазвичай платить роботодавець.

Документи, які повинен надати роботодавець або оформити легально

Щоб іноземець міг легально працювати, української візи чи безвізу недостатньо — потрібен окремий дозвіл від польської влади або реєстрація заяви.

Зеволення на працю або ошвідчення

Залежно від громадянства та умов, роботодавець оформлює один із двох основних документів:

• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi — заява про доручення виконання праці, яка зазвичай оформлюється для громадян України на строк до 24 місяців станом на 2026 рік.
• Zezwolenie na pracę (тип A, B тощо) — повноцінний дозвіл на роботу, який видає воєвода, якщо робота триватиме довше або передбачає інші умови.

Без наявності одного з цих документів на руках або в електронній системі починати працювати не можна.

Трудовий договір (Umowa o pracę, Umowa zlecenie)

Роботодавець зобов'язаний надати вам письмовий договір до початку виконання обов'язків. Найпоширенішими є Umowa o pracę (регулюється Трудовим кодексом) та Umowa zlecenie (цивільно-правовий договір). Документ має бути складений зрозумілою для вас мовою, зазвичай польською, але ви маєте право попросити копію двомовно.

Особливості працевлаштування за різними типами документів

Легальність працевлаштування безпосередньо залежить від того, на якій підставі ви перебуваєте в Польщі.

Робота на підставі безвізу чи візи

Якщо ви перебуваєте в Польщі за біометричним паспортом (у межах безвізового режиму) або за національною візою D, вам обов'язково потрібна зареєстрована працедавцем oświadczenie або дозвіл. Робота без цього вважається нелегальною як для працівника, так і для роботодавця.

Працевлаштування за карткою побуту з доступом до ринку праці

Якщо у вас є карта побуту з поміткою «dostęp do rynku pracy» (доступ до ринку праці) — наприклад, за воєводською роботою, навчання, возз'єднання сім'ї чи статус UKR, — вам не потрібні додаткові дозволи типу oświadczenie чи zezwolenie. Ви можете працювати вільно на будь-кого, просто надавши роботодавцю свою пластикову картку.

Що перевіряти у трудовому договорі перед підписанням

Перед тим як поставити підпис під документом, уважно прочитайте його пункти. Це убезпечить вас від затримок зарплати чи непередбачуваних штрафів.

Форма договору та мова

Переконайтеся, що договір укладений у письмовій формі і у вас на руках залишається ваш власний примірник з підписом роботодавця. Уникайте ситуацій, коли вам кажуть «попрацюй тиждень без договору, ми подивимося на тебе» — це ознака нелегального працевлаштування.

Розмір заробітної плати та робочі години

У договорі чітко має бути вказана ставка (погодинна або місячна), умови виплати премій, а також кількість робочих годин на тиждень. Станом на 2026 рік мінімальна заробітна плата в Польщі має суворо дотримуватися, а понаднормові години повинні оплачуватися за підвищеним коефіцієнтом, якщо це Umowa o pracę.

Документи при звільненні з роботи в Польщі

Коли трудові відносини добігають кінця, важливо отримати повний розрахунок та пакет паперів для подальшого працевлаштування чи реєстрації в уженді праці.

Świadectwo pracy та його важливість

При звільненні за Umowa o pracę роботодавець зобов'язаний видати вам документ під назвою Świadectwo pracy. У ньому вказано період вашої роботи, вид виконуваної праці, кількість використаних днів відпустки та підстава припинення договору. Цей документ критично важливий для наступного роботодавця та для нарахування пенсійного стажу.

Розрахунок заробітної плати та невикористаної відпустки

Разом із довідкою про роботу ви повинні отримати фінальний розрахунок (rozliczenie), а також грошову компенсацію за всі дні щорічної оплачуваної відпустки, які ви заробили, але не використали.

FAQ

Які документи обов'язково вимагає роботодавець від громадянина України при прийомі на роботу? Обов'язковим є дійсний закордонний паспорт, документ, що підтверджує легальне перебування (віза, карта, безвіз), номер PESEL, а також дозвіл на роботу (oświadczenie або zezwolenie), оформлений працедавцем.

Чи можна працювати в Польщі без карти побуту, маючи лише біометричний паспорт? Так, можна, але виключно за умови, що роботодавець офіційно зареєстрував для вас заяву про доручення праці (oświadczenie) у повітовому управлінні праці до початку роботи.

Що таке ошвідчення і скільки часу воно робиться? Ошвідчення (oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi) — це документ, завдяки якому громадяни України можуть легально працювати в Польщі без воєводського дозволу. Термін його оформлення зазвичай становить від кількох днів до тижня.

Який документ підтверджує легальність працевлаштування перед ужондом? Головним підтвердженням є ваш підписаний трудовий договір (Umowa o pracę або Umowa zlecenie) разом із реєстрацією у системі соціального страхування ZUS (рапорт ZUS ZUA).

Які документи видають працівнику при звільненні з роботи? При звільненні за трудовим договором вам зобов'язані видати Świadectwo pracy, розрахунок заробітної плати, а також довідку про доходи PIT-11 за попередній період, якщо це необхідно для податкової.