Віддалена робота у Польщі: права та обовʼязки за трудовим кодексом

З 7 квітня 2023 року в силу вступили нові поправки до Трудового кодексу Польщі, серед них є пункт стосовно віддаленої роботи. Раніше таке поняття як віддалена робота у Польщі фактично існувало, однак тепер така діяльність визначена нормами та введена до трудового права.

У цій статті ми поговоримо про те що собою являє віддалена робота у Польщі, а також розглянемо хто та як може скористуватися цим типом працевлаштування.

Зміст:

• Що таке віддалена робота у Польщі?
• Коли віддалена робота є неможливою?
• Як узгоджуються умови віддаленої роботи між робітником та роботодавцем?
• Угода про перехід на віддалену роботу
• Віддалена робота за ініціативою роботодавця
• Віддалена робота у Польщі за бажанням робітника
• Чи можуть працівника викликати на роботу?
• Яким чином роботодавець контролює робітника на дистанційній роботі?
• Як враховується робочий час на дистанційній роботі?
• Обовʼязки роботодавця під час віддаленої роботи
• Відмова від віддаленої роботи

Що таке віддалена робота у Польщі?

Віддалена робота у Польщі — це форма працевлаштування, за якої працівник повністю або частково виконує свої обов’язки в місці, обраного ним самим, але завжди після узгодження з роботодавцем.

Це включає в себе можливість роботи з дому або будь-якого іншого зручного місця з використанням засобів дистанційного зв’язку, відповідно до положень статті 6718 Польського трудового кодексу.

Дистанційна робота може бути організована різними способами:

1. Повний або неповний робочий день: Працівник може виконувати повний робочий день з дому або працювати на неповний робочий день, залежно від умов, узгоджених з роботодавцем.
2. Постійна чи тимчасова форма: Віддалена робота може бути як постійною, де працівник постійно виконує свої обов’язки у віддаленому режимі, так і тимчасовою, наприклад, у разі, коли працівник тимчасово не може бути присутнім на робочому місці за будь-яких обставин.
3. Гібридна робота або епізодична форма: Це означає, що віддалена робота може чергуватися зі звичайною формою працевлаштування. Наприклад, працівник може працювати віддалено певні дні на тиждень або в специфічні періоди, що називається гібридною роботою або епізодичною формою віддаленої роботи.

В цілому, ця форма працевлаштування стала особливо актуальною у світлі сучасних технологій і змін в організації робочого процесу.

Коли віддалена робота є неможливою?

Згідно з положеннями Кодексу Польської праці, віддалена робота не може застосовуватися для таких видів робіт:

1. Особливо небезпечні роботи.
2. Перевищення норм фізичних факторів.
3. Робота з небезпечними хімічними речовинами
4. Пов’язані з біологічними агентами, радіоактивними речовинами та неприємними запахами.
5. Роботи, що спричиняють інтенсивне забруднення.

Роботодавець має право відмовити в наданні віддаленої роботи в зазначених випадках, у разі запиту з боку працівника, а також у виняткових ситуаціях, про які буде розказано далі, або перервати віддалену роботу, якщо це організаційно неможливо або характер роботи не підходить для віддаленого виконання. Роботодавець повинен надати інформацію про своє рішення працівникові протягом 7 днів з моменту подання ним заяви про перехід на віддалену роботу.

Як узгоджуються умови віддаленої роботи між робітником та роботодавцем?

Можливість влаштування на віддалену роботу може бути погоджена на етапі укладення трудового договору. Якщо від самого початку віддалена робота не була передбачена, але з’явилася потреба в її запровадженні, це потребує узгодження обома сторонами та внесення відповідних змін до умов трудової угоди.

Це можна здійснити двома способами:

1. Укладення угоди про зміну: Якщо як працівник, так і роботодавець згодні на внесення змін до умов праці, вони можуть укласти спеціальну угоду про зміну трудового договору. У такій угоді слід ясно визначити умови віддаленої роботи, включно з робочим часом, місцем виконання роботи та іншими істотними деталями.
2. Повідомлення про зміну: Якщо одна зі сторін (працівник або роботодавець) бажає внести зміни в умови праці, вона може повідомити іншу сторону про це бажання. У такому разі, необхідно врахувати, що зміни можуть бути внесені лише після достатнього повідомного строку та за згодою іншої сторони.

Встановлення ясних та узгоджених умов віддаленої роботи є важливим аспектом забезпечення ефективного та продуктивного працевлаштування на віддаленій основі.

Угода про перехід на віддалену роботу

Якщо виникла необхідність перейти на віддалену роботу у процесі працевлаштування, коли ця форма роботи не була спочатку встановлена в трудовому договорі, важливо врахувати такі аспекти: будь-яка зміна умов трудового договору має бути оформлена в письмовій формі.

Перехід на віддалену роботу включає в себе істотну зміну контракту, а саме місце виконання роботи. При цьому зміна умов наявного трудового договору не обов’язкова. Може бути укладена окрема угода, така як анекс до трудового договору, щоб врахувати нові умови віддаленої роботи. Це правило застосовується до всіх форм дистанційної роботи.

В угоді про перехід на віддалену роботу обов’язково мають бути відображені такі аспекти:

• Факт виконання віддаленої роботи: Угода має явно встановити, що працівник переходить на віддалену роботу.
• Повнота або частковість віддаленої роботи: Угода має визначити, чи буде віддалена робота повною або частковою зайнятістю.
• Місце віддаленої роботи: Угода має вказати конкретне місце, де працівник виконуватиме свої обов’язки у віддаленому режимі.
• Необхідні умови: Угода має включати необхідні умови, пов’язані з віддаленою роботою, такі як робочий час, засоби зв’язку та інші важливі деталі.

Це не обмежує можливість узгодження інших аспектів віддаленої роботи, які можуть бути важливі для обох сторін, за умови, що вони не суперечать положенням Трудового кодексу Республіки Польща.

Віддалена робота за ініціативою роботодавця

Роботодавець має право запровадити режим віддаленої роботи в певних ситуаціях та з урахуванням певних строків. Відповідно до чинного законодавства, роботодавець може встановити віддалену роботу в період дії надзвичайного стану, епідемічної небезпеки або епідемії, а також протягом трьох місяців після скасування цих режимів.

Крім того, роботодавець може вирішити перевести співробітника на віддалену роботу у випадках, коли форс-мажорні обставини унеможливлюють забезпечення безпечних і гігієнічних умов праці на поточному місці роботи. Для того щоб співробітник міг виконати таке запропоноване розпорядження про дистанційну роботу, він повинен надати підтвердження про наявність у нього відповідних приміщень і необхідних технічних умов для виконання своїх трудових обов’язків.

Важливо зазначити, що роботодавець також може запропонувати перехід на віддалену роботу за своєю ініціативою, не пов’язаною з надзвичайними ситуаціями, на певний період часу. У такому випадку, співробітник повинен мати відповідні умови для роботи у віддаленому режимі. Запит про перехід на віддалену роботу може бути відкликаний роботодавцем у будь-який час, за умови, що співробітникові надається повідомлення не менше ніж за два дні до початку нового режиму роботи.

Віддалена робота у Польщі за бажанням робітника

Співробітник також має право подати заявку на перехід на віддалену роботу за своїм бажанням. Важливо зазначити, що такий запит не обов’язково має бути виконаний роботодавцем, за винятком певних ситуацій, які будуть розглянуті нижче.

Для того щоб ініціювати перехід на віддалену роботу, співробітник повинен подати відповідну заяву роботодавцю. Ця заява може бути подана в письмовій або електронній формі.

Тим не менш, є особливі випадки, коли роботодавець не має право відмовити співробітнику, який запитує віддалену роботу. Такі випадки передбачені Трудовим кодексом Польщі. До них належать такі ситуації:

• Вагітна співробітниця.
• Співробітниця, яка виховує дитину до досягнення нею віку 4 років.
• Працівник, який доглядає за іншим членом сім’ї або особою, яка проживає в одному домогосподарстві та має листок непрацездатності або листок тяжкої інвалідності.
• Працівник, про якого йдеться у 2 і 3, §1, art.1421 k.p.

Важливо зазначити, що в перелічених випадках роботодавець зобов’язаний розглянути запит про перехід на віддалену роботу з позитивного боку, за винятком ситуацій, коли це неможливо з огляду на організацію праці, характер обов’язків співробітника або природу виконуваної роботи. У разі відмови, роботодавець повинен повідомити працівника про причини відмови в письмовій або електронній формі протягом 7 робочих днів з моменту подачі заявки.

Чи можуть працівника викликати на роботу?

Положення Трудового кодексу Польщі визначають мінімальний зміст договорів з профспілками, внутрішніх положень, угод з працівниками або наказів про дистанційну роботу. Це означає, що на додаток до встановлених норм, зазначених у законодавстві, можна визначати й інші питання, включно з правилами виклику працівника з віддаленої роботи.

Однак, у разі відсутності явних вказівок у договорі або внутрішніх правилах компанії щодо виклику працівника на роботу з дистанційного режиму, слід враховувати, що роботодавець може в межах своїх повноважень видати працівникові відповідне розпорядження, яке вимагатиме його присутності, наприклад, для участі в нараді, що проводиться в офісі. Це розпорядження матиме таку саму юридичну силу, як і наказ для працівника, який виконує свої обов’язки на території роботодавця.

Роботодавець має право доручити працівникові, віддаленому чи стаціонарному, брати участь у робочих зустрічах або заходах, що проходять поза його звичайним робочим середовищем. У таких випадках співробітник зобов’язаний виконувати службові розпорядження, і в цьому відношенні він не відрізняється від своїх стаціонарних колег.

Наприклад, припустимо, що співробітник фінансового відділу працює за гібридною системою, будучи присутнім в офісі тільки у вівторок і четвер, а в інші дні працюючи віддалено. Внутрішній аудит вимагає додаткових документів і пояснень, а зустріч призначено на п’ятницю, коли співробітник працює віддалено. У цій ситуації начальник може законно доручити співробітнику прийти до офісу в день зустрічі і вирішити питання з аудиторами. Навіть у разі відсутності спеціальної процедури або політики, пов’язаної з такими випадками, такі дії начальника будуть законними і цілком обґрунтованими.

Яким чином роботодавець контролює робітника на дистанційній роботі?

Законодавство надає роботодавцю певні можливості для контролю співробітників, які працюють у віддаленому режимі. Цей контроль ґрунтується на правилах і угодах, встановлених між сторонами в регламентах, правилах віддаленої роботи або в спеціальних угодах.

Контроль охоплює не тільки оцінку результатів роботи, але також забезпечення дотримання норм і стандартів у процесі виконання трудових обов’язків співробітником. Цей контроль включає в себе такі аспекти:

1. Дотримання вимог безпеки та захисту інформації: Роботодавець має право контролювати, як співробітник забезпечує безпеку і захист даних під час роботи віддалено, включно із захистом персональних даних.
2. Дотримання правил охорони праці та техніки безпеки: Контроль може також містити оцінку дотримання співробітником норм безпеки на робочому місці, навіть якщо це місце знаходиться поза офісом компанії.
3. Перевірка на місці віддаленої роботи: Контроль може бути проведений у місці, де працівник виконує віддалену роботу, такому як його квартира або будинок. Це може включати в себе оцінку умов роботи, дотримання стандартів безпеки та інших аспектів, пов’язаних з трудовою діяльністю.

Положення статті 6728 Трудового кодексу Республіки Польща регулюють права як роботодавця, так і працівника щодо контролю при віддаленій роботі. Важливо відзначити такі аспекти контролю:

• Перевірка проводиться за згодою працівника в місці віддаленої роботи в робочий час співробітника.
• Роботодавець адаптує методи проведення перевірки до місця віддаленої роботи та її характеру.
• Контроль не повинен порушувати недоторканність приватного життя працівника та інших осіб, які перебувають у місці віддаленої роботи, і не повинен заважати використанню житлових приміщень згідно з їхнім передбачуваним призначенням.

Якщо в результаті контролю роботодавець виявляє порушення в дотриманні норм охорони праці, стандартів безпеки або правил обробки інформації, включаючи захист персональних даних, він має право вимагати від працівника усунення виявлених недоліків у встановлений строк або відкликати згоду на дистанційну роботу цим працівником. У разі відкликання згоди, працівник повинен повернутися до роботи на місці, зазначеному роботодавцем.

Як враховується робочий час на дистанційній роботі?

Питання обліку робочого часу при віддаленій роботі залишається на розсуд роботодавця, оскільки трудове законодавство не надає жорстких правил щодо цього. Однак, роботодавець зобов’язаний здійснювати відповідний облік.

Існує кілька способів обліку часу при віддаленій роботі:

1. Співробітник може надсилати електронні повідомлення про початок і закінчення виконання своїх обов’язків. Це може бути зроблено, наприклад, за допомогою електронної пошти, внутрішньої системи обліку часу або спеціальних програм.
2. Співробітник може також повідомляти про початок і закінчення своєї роботи телефоном, зв’язавшись із керівником або відповідним відділом компанії.
3. У деяких випадках, особливо в проєктній роботі, облік часу може бути замінений обліком виконаних робіт. У цьому випадку, час не фіксується безпосередньо, а оцінюється на основі обсягу виконаних завдань або проєктів. Однак важливо, щоб система оплати і контролю явно вказувала на такий метод обліку.

Конкретний метод обліку часу при віддаленій роботі має бути встановлений роботодавцем і відповідати особливостям і вимогам конкретної компанії. Важливо також врахувати, що контроль над виконанням робочих обов’язків у віддаленому режимі можливий, але він може бути орієнтований на перевірку результатів роботи, а не безпосередній облік часу.

Обовʼязки роботодавця під час віддаленої роботи

При узгодженому переході на віддалену роботу, роботодавець несе певні обов’язки, щоб забезпечити комфортні умови та ефективну діяльність співробітника на віддаленій роботі.

Ось основні обов’язки роботодавця:

1. Роботодавець повинен надати співробітнику необхідні матеріали, інструменти та технічні пристрої, які знадобляться для виконання віддаленої роботи. Це включає в себе комп’ютери, програмне забезпечення, офісне обладнання та інші ресурси.
2. Роботодавець зобов’язаний покривати витрати, пов’язані з установкою, обслуговуванням та експлуатацією робочих інструментів, включно з комп’ютерами та іншими технічними пристроями, необхідними для віддаленої роботи. Це також включає в себе витрати на електроенергію і необхідні телекомунікаційні послуги, такі як інтернет і телефон.
3. Якщо в договорі або угоді про дистанційну роботу передбачені інші витрати, які необхідні для виконання роботи віддалено, роботодавець також зобов’язаний їх покривати.
4. Роботодавець повинен надати необхідне навчання і технічну підтримку, щоб співробітник був готовий до виконання своїх обов’язків віддалено. Це може включати в себе навчання з використання програмного забезпечення, навчання в галузі безпеки даних та інші аспекти, пов’язані з віддаленою роботою.

Крім того, роботодавець повинен приділяти увагу системі компенсації витрат, щоб забезпечити справедливе відшкодування витрат, пов’язаних з віддаленою роботою. Ці обов’язки роботодавця допомагають створити сприятливі умови для співробітників, які працюють віддалено, і підтримують ефективне виконання трудових обов’язків поза офісом компанії.

Відмова від віддаленої роботи

Якщо віддалена робота розпочалася під час працевлаштування і від самого початку не була передбачена в трудовому договорі, будь-яка зі сторін, тобто працівник або роботодавець, може запросити завершення віддаленої роботи і відновлення колишніх умов праці.

У разі виникнення такої ситуації, сторони мають узгодити дату завершення віддаленої роботи, яка не може перевищувати 30 днів з моменту отримання запиту. Якщо сторони не дійшли згоди щодо дати, відновлення попередніх умов відбудеться автоматично наступного дня після закінчення 30-денного періоду з моменту отримання повідомлення.

Важливо зазначити, що невмотивована відмова працівника від повернення до колишнього режиму роботи може розглядатися роботодавцем як дисциплінарне порушення. У такому разі роботодавець може вжити відповідних заходів відповідно до чинного трудового законодавства.

Спільна угода між працівником і роботодавцем щодо умов віддаленої роботи та її можливого завершення є ключовим аспектом підтримання чітких і продуктивних робочих відносин при використанні віддаленої роботи.