Внесок в ZUS: як його має сплачувати індивідуальний підприємець

Щомісячний внесок в ZUS є зобовʼязанням індивідуального підприємця у Польщі. Платіж має здійснювати не тільки ІП, але і його найняті працівники. 

У нашій статті ми розповімо, як саме здійснюється внесок в ZUS підприємцем.

Зміст:

• Загальні дані
• Скільки JDG платять в ZUS?
• Куди юридична особа маює переводити гроші на ZUS?
• Як здійснюються перекази на NRS?
• Як дізнатись свій номер рахунку для того, щоб зробити внесок у ZUS?
• Термін сплати внеску в ZUK
• Що буде, якщо вчасно не сплатити внесок в ZUS?
• Що робити, якщо ви переплатили страховий внесок?
• Що робити з надлишком сплаченого внеску на медичне страхування?

Загальні дані

Якщо мова йде про внесок в ZUS, це означає що:

• Підприємець вже зареєстрував свою діяльність в CEIDG.
• Також він зареєструвався платником ZUS

Далі ми будемо розглядати ситуацію підприємця, який найняв мінімум одного робітника. Якщо працівників більше, то до кожного з них буде застосовуватись одна й та ж схема. Якщо ж робітників у підприємця немає, отже тоді ці платежі не сплачуються.

Скільки JDG платять в ZUS?

Визначили деякі ключові аспекти, про внесли в ZUS юридичною особою:

• Власні внески підприємця: JDG виплачує внески на себе в повному обсязі. Це означає, що всі необхідні суми, передбачені законодавством для забезпечення соціального страхування, здійснюються без участі співробітників.
• Внески за співробітників: Частина внесків на соціальне страхування за співробітників JDG утримується з їхньої заробітної плати, а частина, що залишилася, погашається самим підприємцем. Однак слід підкреслити, що всі розрахунки і дії, пов’язані з оплатою та обліком внесків за співробітників, здійснюються підприємцем.
• Пільги та програми: JDG має можливість скористатися низкою пільгових програм для оплати ZUS. Це включає в себе пільги на початковому етапі діяльності, дворічні пільги і програму “Maly ZUS”. У цьому контексті розглядатимемо ситуацію на загальних підставах, хоча деталі участі в перелічених програмах можна знайти у відповідних статтях за посиланнями.
• Розстрочка оплати: У разі складних економічних ситуацій, JDG може розглянути варіант проведення оплати ZUS у розстрочку. Однак цей аспект є окремою темою, яка не розглядатиметься в цій статті.

Таким чином, тут було надано короткий опис основних аспектів оплати ZUS з боку JDG.

Куди юридична особа маює переводити гроші на ZUS?

Процес перерахування коштів JDG (Юридична особа) на фонд соціального страхування ZUS здійснюється через спеціальний індивідуальний номер рахунку внесків (numer rachunku składkowego або NRS). Підприємець виконує одну об’єднану транзакцію, яка включає внески як за себе, так і за застрахованих осіб (співробітників), на цей номер рахунку.

Структура індивідуального номера рахунку внесків така:

• Контрольні цифри: Перші дві цифри служать для контролю цілісності номера.
• Постійна послідовність цифр: Послідовність “60000002026” є постійною і однаковою для всіх платежів.
• Унікальні цифри: Потім слідують три унікальні цифри, які надають унікальності номеру.
• Номер NIP: Десять цифр номера NIP (Податковий ідентифікаційний номер), який було присвоєно підприємцю під час його реєстрації.

Особистий номер рахунку для внесків прив’язаний до конкретного підприємця і дає змогу спростити процес оплати.

Важливо врахувати такі аспекти:

• При перерахуванні коштів на рахунок ZUS, не потрібно вказувати додаткові дані, такі як NIP, REGON або PESEL.
• Не потрібно вказувати період, за який здійснюється платіж.
• Платіж підсумовується і перераховується як загальна необхідна сума, включно з внесками за себе і за співробітників.

Процес подальшого поділу цієї суми на окремі складові, такі як страхування, медичне обслуговування, фонд праці та інші, здійснюється ZUS автоматично. Основою для цього слугують внески за останній місяць, зазначені в розрахунковій декларації (подробиці про яку буде описано далі), або внески, внесені ZUS (у разі, якщо підприємець звільнений від надання декларацій).

Вкрай важливо усвідомлювати, що в разі наявності заборгованостей перед ZUS, насамперед буде погашено наявні борги, а тільки потім буде враховано поточні внески.

Як здійснюються перекази на NRS?

Переказ коштів на індивідуальний номер рахунку внесків (NRS) здійснюється через банківський переказ. Однак у випадку мікропідприємців – тих, хто має менше ніж 10 співробітників і нетто-оборот не перевищує 2 мільйони євро, існує додаткова опція оплати через поштовий переказ.

Для тих, хто не підпадає під критерії мікропідприємців, процес переказу на NRS здійснюється наступним чином:

• Банківський переказ: Підприємець здійснює переказ на вказаний індивідуальний номер рахунку внесків з використанням банківської системи. Для цього необхідно переконатися в правильності номера рахунку та відповідних даних перед здійсненням транзакції.
• Сума переказу: Платіж включає суму внесків як за себе, так і за застрахованих осіб (співробітників), виходячи зі встановлених ставок і вимог.

• Зазначення реквізитів: У процесі банківського переказу підприємець може бути зобов’язаний вказати певні реквізити, щоб забезпечити ідентифікацію платежу.
• Поділ платежу: Незважаючи на те, що платіж являє собою загальну суму внесків, ZUS автоматично розділяє цю суму на окремі складові відповідно до соціальних програм і фондів.

Щодо мікропідприємців, які задовольняють зазначеним критеріям, їм надається можливість оплати поштовим переказом. Цей метод дозволяє провести оплату через поштову систему, що може бути більш зручним способом для невеликих бізнесів.

Таким чином, процес переказу на індивідуальний номер рахунку внесків (NRS) передбачає використання банківських переказів та, у випадку мікропідприємців, поштових переказів для спрощення процедури оплати.

Як дізнатись свій номер рахунку для того, щоб зробити внесок у ZUS?

Цей номер присвоюється під час реєстрації у фонді соціального страхування ZUS. Зазвичай його надсилають поштою після відкриття рахунку платника внесків на адресу, вказану під час реєстрації, або на адресу для кореспонденції.

Якщо з якоїсь причини ви не знаєте свій номер рахунку або його загублено, існують такі способи для його уточнення:

• Через систему e-Skladka: Це спеціальна онлайн-система для пошуку рахунків у ZUS. Ви можете увійти в цю систему, використовуючи свої облікові дані, і знайти свій номер рахунку в розділі, призначеному для цієї мети.
• Особисте звернення до відділення ZUS: У кожному відділенні ZUS ви можете звернутися особисто і запросити інформацію про свій номер рахунку. Співробітники будуть готові надати вам необхідні дані.
• Кол-центр ZUS: ZUS має кол-центр, де ви також можете уточнити свій NRS у робочий час. Номер гарячої лінії: 022 560 16 00.

Пам’ятайте, що важливо правильно зберігати інформацію про свій номер рахунку, оскільки це важлива деталь для регулярних внесків і зобов’язань перед ZUS.

Термін сплати внеску в ZUK

Терміни сплати внесків залежать від категорії зареєстрованого підприємства. У разі JDG, оплата внесків повинна бути проведена до 20-го числа місяця, наступного за звітним місяцем. У разі, якщо 20-е число припадає на неділю або свято, крайній термін переноситься на перший робочий день.

Дата сплати внесків за безготівковим розрахунком визначається днем списання коштів:

• З банківського рахунка платника.
• З рахунку платника в кооперативній ощадно-кредитній спілці.
• З платіжного рахунка платника в платіжній установі або установі електронних грошей на підставі платіжного доручення або платежу з використанням платіжного інструменту, відмінного від кредитового переказу.

Детальні правила та строки перерахування коштів з рахунку встановлюються кожною фінансовою установою індивідуально.

Важливо зберігати документи, що підтверджують сплату внесків, оскільки вони є доказом виконання зобов’язань перед ZUS. Підприємцю рекомендується зберігати ці документи і мати можливість пред’явити їх за необхідності. Також слід пам’ятати, що внески на соціальне страхування є витратами, які не підлягають оподаткуванню. Тому важливо зберігати документацію про оплату протягом щонайменше 5 років з моменту, коли зобов’язання мають бути погашені.

Що буде, якщо вчасно не сплатити внесок в ZUS?

Невиплата страхових внесків вчасно може спричинити низку негативних наслідків. У разі затримки з виплатами із соціального страхування можуть виникнути такі сценарії:

• Відсотки за прострочення: Як платник, індивідуальний підприємець буде зобов’язаний сплатити відсотки за прострочення внесків, які не були сплачені в обумовлені строки.
• Додаткові платежі: ZUS має право стягувати додаткову плату за затримку, яка може становити до 100% від суми заборгованості.
• Виконавче провадження: У разі тривалої невиплати внесків, ZUS може ініціювати виконавче провадження. Це може призвести до додаткових витрат і складнощів для підприємця.

Відсотки за прострочення розраховуються наступним чином:

• Множення суми простроченої виплати за цей місяць на кількість днів прострочення і на застосовану річну відсоткову ставку, що застосовується, за прострочення платежу.
• Поділ отриманого добутку на 365 і множення на 100.
• Округлення розрахованої суми відсотків до найближчого повного значення в злотих. Відсотки за прострочення не нараховуються, якщо сума заборгованості не перевищує 2 злотих.

Що робити, якщо ви переплатили страховий внесок?

Якщо ви переконалися, що переплатили страхові внески до фонду соціального страхування, існують певні кроки, які слід зробити:

1. Повідомлення про переплату: У разі, якщо ZUS виявить, що сума переплати становить понад десятикратну суму витрат на нагадування у виконавчому провадженні, вам буде надіслано повідомлення. Якщо переплата менша за цю суму, автоматичного повідомлення не буде.
2. Перевірка статусу розрахунків: Ви завжди можете перевірити статус своїх розрахунків із ZUS через особистий кабінет PUE ZUS. Починаючи з 2023 року, кожен підприємець повинен мати свій акаунт у системі. Якщо виникли труднощі з визначенням статусу переплати, ви можете надіслати запит до ZUS через свій особистий кабінет, і управління буде зобов’язане надати вам роз’яснення.
3. Варіанти опрацювання переплати: Якщо з’ясується, що ви переплатили більше, ніж потрібно, ZUS може вчинити наступним чином:
   • Скоротити розмір заборгованості (якщо така є).
   • Додати переплату до поточних або майбутніх внесків (якщо заборгованості відсутні).
4. Повернення переплати: Якщо ви бажаєте повернути переплату (за винятком внесків на медичне страхування, про які буде розказано окремо), необхідно подати заяву в ZUS на повернення. Це можна зробити через PUE ZUS, поштою або особисто у відділенні Управління соціального страхування. ZUS зобов’язується повернути переплату протягом 30 днів з моменту отримання заяви.
5. Спосіб повернення: Повернення переплати буде здійснено безготівковим шляхом на ваш банківський рахунок, зареєстрований у ZUS. Якщо повернення затримується (тобто кошти не надходять протягом 30 днів), можуть нараховуватися відсотки.

Отже, у разі переплати страхових внесків у ZUS, слід активно взаємодіяти з системою та слідувати зазначеним процедурам для уточнення ситуації та повернення коштів.

Що робити з надлишком сплаченого внеску на медичне страхування?

З надміру сплаченими внесками на медичне страхування (ubezpieczenie zdrowotne) пов’язані певні процедури та умови повернення. Тут діє особлива система обліку та повернення, і переплата враховується після закінчення року, коли сума всіх місячних внесків перевищує річну норму.

Якщо стане зрозуміло, що переплата має місце, підприємцю надається право на повернення надміру сплаченої суми.

Повернення здійснюється за такими умовами:

• Подача заяви: Підприємець повинен подати заяву на повернення через систему PUE ZUS (ПУЕ ЗУС).
• Відсутність заборгованості: Не повинно бути заборгованості перед ZUS.
• Термін подачі заяви: У підприємця є тільки один місяць з моменту закінчення терміну подачі річного звіту для подачі заяви.
• Повернення коштів: ZUS зобов’язується здійснити повернення протягом 3 місяців після подання заяви. Сума переплати буде перерахована на вказаний платіжний рахунок.

Проте, ZUS має право відмовити у відшкодуванні, і таке рішення буде передано через систему PUE ZUS. У разі неприйняття рішення про відмову, підприємець може оскаржити його в судовому порядку.