ZUS PEL: як оформити довіреність від підприємця в ЗУС Польщі?

Крім питань, безпосередньо пов'язаних з отриманням прибутку, будь-якого підприємця чи компанію оточує цілий рій звітності та формальностей, що вимагаються за законом. Серед цих обов'язків особливо виділяються бухгалтерське навантаження: податки, соціальні платежі, розрахунки, пов'язані з персоналом. Багато питань необхідно вирішувати через ZUS, і ці обов'язки бізнесмени часто делегують окремим співробітникам або навіть аутсорсинговим конторам. Однак, щоб документи від цих осіб мали законну силу (приймалися в ZUS), їм необхідно виписати і правильно зареєструвати довіреність на ведення справ.

Зміст:

• Що таке довіреність ZUS PEL?
• Навіщо оформляти довіреність ZUS PEL?
• Як заповнити і зареєструвати довіреність ZUS PEL?
• Повноваження за довіреністю
• Як подається PEL Pełnomocnictwo в ZUS?
• Повноваження в PUE ZUS
• Що робити, якщо представників декілька?
• Повноваження представляти платника внесків під час перевірок ZUS
• Як відкликати довіреність?

Що таке довіреність ZUS PEL?

Саму назву ZUS PEL можна вважати розмовною (офіційна, як вже було сказано, PEL Pełnomocnictwo), але саме вона отримала найбільше поширення і використовується повсюдно. У контексті даної статті головне розуміти, що мова в обох випадках йде про один і той же документ.

Навіщо оформляти довіреність ZUS PEL?

З сказаного вище вже можна зробити висновок про мету оформлення довіреності, але на всякий випадок повторимо ще раз. Ця довіреність дозволить співробітникам або контрагентам виконувати свої обов'язки щодо представлення інтересів у ZUS.

Наприклад, фірма найняла свого бухгалтера або звернулася до послуг бухгалтерської контори, з метою розрахунку заробітних плат для співробітників компанії. Крім іншого, в обов'язки бухгалтера входить розрахунок і виплата внесків соціального страхування. Ця інформація передається в ZUS, однак Управління не прийме дані від людини, ніяк не пов'язаної з компанією. Щоб цей зв'язок встановити офіційно і потрібна довіреність ZUS PEL.

Це стосується і передачі відомостей онлайн — через PUE ZUS або з використанням модуля ePłatnik, тобто для внесення даних через ці системи у відповідних співробітників повинні бути повноваження, надати які без зареєстрованої довіреності ZUS PEL неможливо.

Важливо розуміти, якщо повноваження особи представляти компанію передбачаються спочатку – на це вказано при реєстрації фірми в Національному судовому реєстрі – то оформляти йому додаткову довіреність не потрібно.

Як заповнити і зареєструвати довіреність ZUS PEL?

Ще раз — щоб дозволити співробітнику або зовнішньому бухгалтеру здійснювати законну діяльність у відносинах з ZUS, необхідно надати довіреність за формою ZUS PEL. У документі всього три сторінки, і його заповнення проблем не складе.

Підписує довіреність особа, уповноважена представляти компанію. У разі індивідуального підприємця – він сам.

Далі ви побачите бланк довіреності PEL Pełnomocnictwo. Він, як і інші документи, опубліковані в цій статті, інтерактивний, тобто його можна заповнити на комп'ютері / гаджеті, після чого роздрукувати і підписати.

Повноваження за довіреністю

Можливо уповноважити когось виконати одну необхідну дію, наприклад, подавати заяву на звільнення від внесків ZUS, збирати кореспонденцію і т.д.

Але це може бути і надання дозволу на ведення всіх справ у ZUS. Особливо важливо заповнити це поле («Do załatwiania spraw w ZUS»), якщо представник повинен діяти від імені платника у всіх питаннях з ZUS, але не мати доступу до PUE ZUS (де, як побачимо далі, можливо розподіл ролей довірених осіб).

Як подається PEL Pełnomocnictwo в ZUS?

Як вже зазначалося, заповнена довіреність може бути в електронному вигляді (за допомогою гаджета), проте підписана власноручно або окремими формами електронних підписів, зокрема:

• profilem zaufanym (PZ ePUAP);
• особистим електронним підписом (e-dowodem);
• кваліфікованим електронним підписом.

Від форми підписання залежить і тип подачі документа – особисто або традиційною поштою, або через систему ePUAP чи PUE ZUS. Відносяться ці можливості до всіх типів документів, розглянутих у цій статті.

Повноваження в PUE ZUS

Ролі в PUE ZUS для довіреної особи можуть встановлюватися онлайн. Проте для цього PEL Pełnomocnictwo вже має бути подана і зареєстрована.

Призначаються ролі на екрані «Role i upoważnienia». Вікно має чотири розділи:

• role (ролі) – в цьому розділі зібрані всі ролі, призначені користувачу;
• posiadane upoważnienia (утримані авторизації) — тут відображаються всі повні авторизації і повноваження на переписку, надані користувачу іншими суб'єктами;
• udzielone upoważnienia (надані авторизації) — в цьому розділі список всіх авторизацій, які користувач надав іншим об'єктам;
• upoważnienia ograniczone (обмежені авторизації) – тут видно обмеження на надані авторизації.

Щоб надати авторизацію ролі іншій особі, натисніть кнопку «Nadaj upoważnienie», розташовану в розділі «Role». Відобразиться електронна форма ZUS PEL. Форма повинна бути правильно заповнена і відправлена в ZUS. Після розгляду заявки авторизація буде видна в розділі «Udzielone upoważnienia».

Також можливо вказати дату початку і закінчення дії довіреності. Не вказання дат означає, що довіреність видається до моменту її відкликання (за формою PEL-O – про цю форму буде докладно розказано далі).

Що робити, якщо представників декілька?

Якщо повноваження необхідно надати декільком людям, на кожного з них оформляється ZUS PEL, проте цього недостатньо. Потрібно додатково заповнити і подати узагальнююче додаток за формою ZUS PEL-Z.

У формі вказуються дані всіх представників і кожен з них повинен підписатися під документом.

Повноваження представляти платника внесків під час перевірок ZUS

Тепер дуже важливий аспект. Вищезазначена довіреність ZUS PEL може бути оформлена практично на всі повноваження в ZUS, крім представлення підприємця / компанії під час перевірок, які може проводити Управління соціального страхування Польщі.

У разі перевірки, особи, уповноважені представляти компанію, повинні мати окрему довіреність за формою ZUS PEL-K:

Як відкликати довіреність?

Довіреність спочатку може бути видана на вказаний термін. У такому випадку вона автоматично втратить силу у зазначену дату.

Але якщо довіреність оформлена безстроково або видана на певний термін і необхідно припинити її дію до закінчення терміну, потрібно подати в ZUS заяву за формою 📄 ZUS PEL-O.

Підсумуємо. Незважаючи на велику кількість документів, процес надання повноважень у ZUS досить простий. Головне знати про необхідні дії та виконати їх своєчасно і в повному обсязі. Спроби здійснити спілкування з ZUS без довіреності можуть призвести до відмови приймати відомості / документи, а значить і до порушення підприємцями / компаніями своїх зобов'язань.