Що таке KSeF у Польщі – Національна система електронних рахунків у Польщі

У 2022 році в Польщі запущена Національна система електронних рахунків – KSeF. З 2026 року вона стане обов'язковою для всіх підприємців. Що таке KSeF, як працює Національна система електронних рахунків.

Зміст:

• Що таке KSeF у Польщі?
• Національна система електронних рахунків (KSeF) стане обов'язковою для бізнесу в 2026
• Які переваги використання KSeF?
• Як працює KSeF?
• Як виглядає процес підготовки рахунків-фактур у KSeF?
• Чи зникнуть з обігу паперові рахунки-фактури через KSeF?
• Як приєднатися до KSeF?
• Бухгалтерські контори та KSeF

Що таке KSeF у Польщі?

Основна мета KSeF — централізувати процес реєстрації рахунків-фактур у бізнес-операціях, направивши їх в єдине місце зберігання. До KSeF підключаються і зовнішні системи виставлення рахунків та обліку, що дозволяє отримувати рахунки-фактури від різних використовуваних бізнесом програм, автоматизувавши багато бухгалтерських операцій.

Національна система електронних рахунків (KSeF) стане обов'язковою для бізнесу в 2026

У квітні 2024 року Міністерство фінансів Польщі завершило аудит Національної системи електронних рахунків, який виявив критичні помилки при реалізації проекту.

Нова дата запуску обов'язкового KSeF була перенесена на 2026 рік, етапи:

• 01.02.2026 – для компаній, у яких річний оборот за 2024 рік перевищив 200 млн PLN

• 01.04.2026 – для всіх інших підприємців

• 01.01.2027 – обов’язок також поширюється на дрібні транзакції до 450 PLN за одну фактуру та не більше 10 тис. PLN на місяць

Чи можна до зазначених дат використовувати KSeF частково, тобто проводити через систему не всі рахунки-фактури? Так, при добровільному виставленні рахунків через Krajowy System e-Faktur, поки не вступить в силу обов'язкове використання KSeF, підприємці мають можливість одночасно з видачею електронних, продовжувати видавати і паперові документи. Однак у такому випадку не всі переваги електронних звітів (докладніше про це далі) можуть бути реалізовані.

Добровільний початок використання KSeF не зобов'язує підприємців повністю використовувати цю систему. Вони вільні у своєму рішенні і можуть припинити використання KSeF у будь-який час, поки це не стане обов'язковим.

Які переваги використання KSeF?

Переваги системи, ймовірно, будуть не так важливі після обов'язкового її використання, однак на добровільному етапі польський уряд розповів про ряд бонусів, що заохочують (стимулюють) підприємства / бізнесменів приєднатися до Національної системи електронних рахунків-фактур, зокрема:

• звільнення від обов'язку зберігати та архівувати рахунки-фактури – цю відповідальність бере на себе KSeF;
• звільнення від обов'язку надання файлів JPK_FA на запит офісу (при повному обліку рахунків через систему);
• скорочення часу очікування повернення податку з 60 до 40 днів;
• єдиний формат електронного рахунку-фактури для всіх, наприклад, покупець не зможе заявити, що не отримав рахунок, оскільки документ буде відправлений негайно в режимі реального часу, що покращить, серед іншого, і виправлення;
• автоматизація процесів виставлення рахунків та обліку, що скоротить час, витрачений на формальності, і зниження можливості помилок;
• можливість завантаження рахунків-фактур із системи KSeF без необхідності мати рахунок-фактуру на паперовому носії.

Що стосується зручності для державних інститутів, то впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур, через яку будуть проходити всі операції з виставлення рахунків-фактур, забезпечить податкову інспекцію актуальною інформацією про угоди, здійснені платниками податків. Це спростить і прискорить контроль VAT, що збільшить збір податку.

Як працює KSeF?

Національна система електронних рахунків-фактур дозволяє виставляти структуровані рахунки-фактури у форматі XML з використанням інтегрованого фінансового та бухгалтерського програмного забезпечення.

Система KSeF перевіряє відповідність документа стандарту (правильна XML-схема рахунку-фактури) і присвоює йому унікальний номер. Емітент отримує офіційне підтвердження отримання та доступ до нього шляхом аутентифікації в KSeF або надання конкретних даних про рахунок (так званий анонімний доступ на підставі акцептування процедури, art.106na Ustawy o VAT / Закону РП про ПДВ).

Якщо отримувач не дає згоди (не акцептує рахунок), емітент все ще може використовувати KSeF, але повинен надати документ іншій стороні угоди традиційним способом — у паперовому або електронному вигляді.

Як виглядає процес підготовки рахунків-фактур у KSeF?

Як основні етапи підготовки та відправки рахунків у KSeF можна виділити наступні:

1. Попередня підготовка рахунку-фактури. Включає в себе зазначення всіх обов'язкових та необов'язкових полів у документі, таких як ім'я та адреса покупця, відомості про продавця, опис товарів або послуг, чиста сума, ставка VAT, сума VAT та сума брутто.
2. Технічна підготовка рахунку. Передбачає створення XML-файлу, що містить дані рахунку-фактури у форматі, сумісному з KSeF.
3. Авторизація користувача. Користувач, який повинен виставляти рахунки у KSeF, повинен мати на це відповідні дозволи.
4. Відправка рахунку в KSeF.
5. Перевірка рахунку-фактури та прийняття або неприйняття документа в KSeF. Після відправки рахунок буде перевірено на предмет правильності формату та змісту. Якщо документ пройде перевірку, він буде прийнятий KSeF з присвоєнням номера – унікального ідентифікатора, який може бути використаний для швидкого пошуку та доступу до рахунку.

Відповідно, після внесення всіх даних у систему (і проведеної перевірки), продавцю достатньо повідомити покупцю номер рахунку, щоб він знайшов його в системі і використав за призначенням.

Чи зникнуть з обігу паперові рахунки-фактури через KSeF?

Згідно із заявою польського Мінфіну, структуровані рахунки будуть лише одним із варіантів використання документів – на вибір сторін процесу. Відповідно, паперові рахунки-фактури не зникнуть, але логічно припустити, що з часом їх буде ставати все менше.

Паперові рахунки-фактури (а також деякі їх електронні еквіваленти, які не відповідають вимогам Міністерства фінансів РП) остаточно втратять силу, якщо Національна система електронних рахунків буде повністю прийнята як обов'язкова для всіх.

Поки що (можливо і на досить тривалий термін) з KSeF виключені:

• споживчі рахунки (так звані B2C – між бізнесом та клієнтами);
• чеки, які вважаються рахунками, включаючи квитанції на платних автомагістралях;
• рахунки-фактури, виставлені в рамках OSS та IOSS.

Про можливість та строки обліку цих документів наразі не повідомляється.

Як приєднатися до KSeF?

Щоб приєднатися до KSeF, необхідно мати кваліфікований електронний підпис, довірений профіль або токен, згенерований Національною системою електронних рахунків.

Вхід до системи здійснюється через сайт податкової інспекції Польщі. Там же можна знайти багато довідкових матеріалів, у тому числі щодо інтеграції системи з іншим ПЗ, яке, можливо, вже використовують підприємці.

Бухгалтерські контори та KSeF

У випадках співпраці бізнес-структури з бухгалтерською конторою процес виставлення рахунків дещо відрізняється. Основна відповідальність, як і завжди, лежить на підприємцеві, але й перед «зовнішньою» бухгалтерією стоять певні завдання.

Насамперед, бюро рахункове слід забезпечити інтеграцію програми виставлення рахунків, яку воно використовує, з KSeF. Крім цього, бухгалтерія повинна ознайомитися з правилами роботи системи.

Бухгалтерська контора, сама будучи платником податків, також виставляє рахунки-фактури, але вже від свого імені, тому особи, відповідальні за процес, повинні бути добре знайомі з порядком документообігу в KSeF і не плутати свої документи з рахунками клієнтів.

Підприємець має можливість дозволити бухгалтерській конторі (або конкретним фізичним особам) виставляти структуровані рахунки та отримувати до них доступ – у KSeF у платника податків є можливість вказати бухгалтерську контору як особу, уповноважену виставляти рахунки.

Думки підприємців та бухгалтерів щодо зручності KSeF розділилися. Однак це не має вирішального значення, оскільки використання системи з певного етапу є обов'язковим. А отже, всім бізнес-структурам необхідно вивчити функції системи, щоб не робити помилок.