Як правильно співпрацювати з фрилансером у Польщі?

Фриланс стає все більш популярним. У багатьох випадках це взаємовигідна форма співпраці. Раніше ми вже розповідали про те, як у Польщі стати фрилансером, а тепер подивимося на питання з протилежного боку – з боку наймача, замовника, роботодавця. Які дії повинен здійснити підприємець, щоб законно співпрацювати з фрилансером з РП або іншої країни.

Зміст:

• Навіщо наймати фрилансера?
• Фрилансер з Польщі
• Цивільно-правовий договір
• Реєстрація фрилансера в ZUS
• Подоходний податок і ПІТ-11
• Фрилансер з-за кордону
• Податкове резидентство
• Податкові питання
• Страхування

Навіщо наймати фрилансера?

В умовах зростаючої конкуренції та постійних зусиль з оптимізації витрат, все більше компаній бачать переваги аутсорсингу – у використанні навичок фрилансерів, особливо в найпопулярніших галузях, таких як:

• програмування;
• копірайтинг;
• графіка.

Можуть бути й інші галузі. Все це не тільки дозволяє досягти значної фінансової економії, але також забезпечує гнучкість та доступ до спеціалізованих компетенцій без необхідності збільшення постійної зайнятості.

Завдяки цьому співробітники за постійними контрактами можуть зосередитися на більш стратегічних та прибуткових проектах, що призводить до підвищення ефективності всього підприємства. Які юридичні та бухгалтерські аспекти слід враховувати перед початком співпраці з фрилансерами з Польщі та зарубіжжя детально розглянемо далі.

Фрилансер з Польщі

Існує багато моделей співпраці з незалежними спеціалістами, але найзручнішим та вигідним варіантом для підприємців є B2B-контракт на основі виставлених рахунків або рахунків-фактур.

Перевагою цього рішення є більш просте оформлення послуги бухгалтерами, які обробляють рахунки без додаткових витрат. Однак майже половина фрилансерів у Польщі не ведуть власного бізнесу, а чинні правила не визначають точно, коли фрилансеру слід відкрити компанію / зареєструвати ФОП. Розглянемо можливі варіанти співпраці.

Цивільно-правовий договір

У цьому випадку маються на увазі умова злецення або умови о дзело, у кожної з яких є свої плюси та мінуси. Перш ніж почати співпрацю, вкрай важливо вибрати та укласти правильний договір.

Вибір залежить від типу та характеру роботи. Найчастіше:

• Умова о дзело переважна, коли важливий кінцевий результат роботи.
• Умову злецення обирають, коли робота повинна бути виконана протягом певного часу.

Договір на виконання конкретних робіт (умова о дзело) може бути укладений у будь-якій формі, в тому числі усній, але в цьому випадку потрібна присутність свідків, і на практиці така форма використовується вкрай рідко.

Умова злецення, крім іншого, передбачає обов'язок наймача (замовника) платити страхові внески ZUS за фрилансера. Підприємець зобов'язаний сплатити внески в повному обсязі при укладенні договору з виконавцем, який:

• старше 26 років;
• не застрахований у ZUS за трудовим договором (умові о праце);
• не має страховки за іншою умовою злецення на суму, що перевищує або дорівнює мінімальній заробітній платі.

Фактично можна говорити, що обидва варіанти – це така форма псевдотрудоустроювання. В обох випадках платником подоходного податку за фрилансера буде наймач (роботодавець). У ЗУС, повторимося, платять тільки за умову злецення. Умова о дзело страхування не передбачає.

Реєстрація фрилансера в ZUS

Ця тема вже побіжно згадувалася вище, але оскільки вона є важливою, необхідно розібратися в питанні докладно. Якщо підприємцю потрібно виконати конкретне завдання, він, як уже зазначалося, укладе умову о дзело з підрядником. Цей тип договору вимагає обов'язкової реєстрації в ZUS, використовуючи форму ZUS RUD, хоча внески на соціальне страхування за цим типом контракту наймач (замовник) і не платить. На даний момент, це просто формальність, що дозволяє перевірити, чи укладений між сторонами відповідний документ.

Однак якщо робота постійна і клієнт платить фрилансеру за час, а не за результат, він у більшості випадків укладе умову злецення, і буде зобов'язаний оплатити страхові внески за виконавця. Це, у свою чергу, означає необхідність заповнення додаткових документів: форми ZUS ZUA для повного внеску або форми ZUS ZZA тільки для внеску медичного страхування (див. Як зареєструвати себе і працівника в ZUS?).

Подоходний податок і ПІТ-11

Якщо укладено B2B-договір, то всі питання оподаткування фрилансер вирішує сам. Для цього він повинен мати реєстрацію як суб'єкт підприємницької діяльності (див. Як зареєструвати ФОП у Польщі?), однак для замовника це питання лежить поза його відповідальністю.

Зовсім інша справа, коли укладається умова злецення або умова о дзело. В обох випадках замовник (наймач) зобов'язаний сплачувати аванси по PIT з винагороди, виплаченої фрилансеру. Крім цього, після закінчення календарного року наймач зобов'язаний надати найнятому форму PIT-11, в якій підсумовуються авансові платежі по подоходному податку, сплачені від імені фрилансера.

Підсумуємо:

B2B-контракт	Наймачу достатньо вказати в договорі положення, що не суперечать законодавству. Питання оподаткування доходів фрилансера і страхування ZUS замовника не стосуються – всі вони знаходяться в сфері відповідальності самого фрилансера.
Умова о дзело	Наймач повинен розраховувати і платити податки за фрилансера. Договір зобов'язаний бути зареєстрований в ZUS, однак внески на соціальне і медичне страхування за ним не сплачуються.
Умова злецення	І питаннями оподаткування, і соціальними внесками ZUS займається за фрилансера роботодавець (наймач, замовник), для чого реєструється в ЗУС як платник цих внесків. Винятки становлять окремі випадки, коли у виконавця вже є підписані раніше договори, за якими ці внески вже сплачуються.

Ще раз підкреслимо, що сказане вище стосується фрилансерів, які знаходяться в Польщі. Якщо виконавець перебуває за кордоном РП, треба враховувати додаткові фактори. Про них і поговоримо далі.

Фрилансер з-за кордону

Фриланс – це не тільки робота з підрядниками з Польщі. В епоху загального доступу до технологій підприємці можуть легко скористатися послугами спеціалістів з-за меж країни, наприклад, для управління магазином на міжнародних торгових майданчиках, проведення досліджень ринку, перекладів або консультацій.

Однак, щоб співпрацювати з іноземним фрилансером, необхідно розуміти правову основу, на якій це робиться. Для цього варто розглянути три питання: проживання, податки та страховка.

Податкове резидентство

Одним з ключових питань у випадку з іноземними підрядниками є податкове резидентство, тобто інформація про те, де фрилансер повинен платити податки. Це визначає, які зобов’язання лягають на підприємця, що наймає фрилансерів з-за кордону.

Є два основних варіанти:

1. підрядником може бути іноземець, який проживає в Польщі;
2. підрядник проживає в іншій країні.

Що це означає на практиці? Якщо фрилансер живе, працює і платить податки в Польщі, клієнт може укласти з ним ті ж контракти, що і з польським фрилансером (див. попередній розділ).

Фрилансер з Євросоюзу, Європейської економічної зони та Швейцарії автоматично отримує доступ на польський ринок праці. Таким же правом володіють і громадяни інших країн, які закінчили навчання в Польщі.

Інші фрилансери повинні отримати окремий дозвіл на роботу, якщо не звільнені від цього на законодавчому рівні.

Знову ж таки, мова йде тільки про умови злецення і о дзело. Для B2B-контрактів дозвіл не потрібен, але бізнес фрилансера повинен бути зареєстрований.

Якщо у підрядника є дозвіл на роботу в Польщі, варто перевірити, що це за документ. Деякі іноземні працівники отримують дозвіл на роботу тільки у конкретного роботодавця, що не дозволяє їм надавати додаткові послуги іншим суб’єктам.

Податкові питання

Завдяки чинним нормам і міжнародним угодам, що запобігають подвійного оподаткування, фрилансер платить податок на доходи тільки в одній країні – або в Польщі, або за місцем свого проживання. Деякі угоди передбачають інший спосіб оплати, наприклад, з виплатою податків в одній країні і доплатою в іншій, якщо там зазначені податки вищі. Все це потрібно уточнювати з тексту конкретного міждержавного договору.

Якщо фрилансер надає сертифікат податкового резидентства іншої країни, у підприємця менше зобов’язань. У такій ситуації він виплачує фрилансеру валову винагороду на підставі контракту без необхідності сплати податку в Польщі. Потім до лютого наступного календарного року видає документ IFT1-R замість PIT-11. Закордонний фрилансер зобов’язаний самостійно оплатити рахунок відповідно до тарифів, що діють в його країні.

Якщо фрилансер не надає сертифікат податкового резидента іншої країни або не проживає в Польщі, підприємець повинен платити фіксований податок на доходи в розмірі 20% без урахування витрат, що не підлягають оподаткуванню. Додатково в кінці року форму PIT-8AR слід відправити в податкову інспекцію і видати фрилансеру раніше згаданий документ IFT1-R.

Страхування

Якщо підписана умова о дзело, то ситуація з іноземним фрілансером аналогічна польському підряднику – з неї не сплачуються внески до ZUS, якщо тільки договір не укладений з нинішнім роботодавцем. Аналогічна ситуація і з B2B – вся відповідальність лежить на самому фрілансері.

Інша ситуація у випадку з умовою злецення. Якщо іноземний фрілансер проживає в Польщі, і підприємець уклав з ним цей тип договору, внески ZUS повинні бути сплачені від його імені. Залежно від джерела і розміру доходу підрядника це можуть бути повні страхові внески або тільки внески по медичному страхуванню. До незалежних спеціалістів, що проживають за кордоном, застосовуються правила Європейського Союзу або міжнародні угоди про соціальне забезпечення.

Фрілансер може бути застрахований за правилами однієї країни, а рішення про те, де і за якими правилами будуть виплачуватися внески, приймають установи, що відповідають за соціальне забезпечення фрілансера.

Важливо, що підприємець, який уклав умову злецення з іноземним фрілансером, що не проживає в Польщі, повинен звернутися до ZUS для індивідуального розгляду своєї ситуації.

Резюмуємо. Прийом на роботу фрілансерів, як з Польщі, так і з-за кордону, вимагає відповідної підготовки і розуміння правових норм і принципів бухгалтерського обліку. Правильно складений договір і розуміння податкових і страхових зобов'язань – це запорука ефективної та безпроблемної співпраці. Турбота про ці аспекти допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів, збільшуючи вигоду від подібної діяльності.