Звітність при веденні бізнесу – один з найважливіших аспектів діяльності ФОП. Серед різних обов'язків виділяються декларації, які необхідно подавати в ZUS. Не секрет, що саме цей бік справи нерідко лякає малоопитних підприємців, які бояться не подати документи вчасно або заповнити їх неправильно. Які декларації зобов'язаний подавати JDG в ZUS? Які звіти є обов'язковими?

Зміст:

• Перелік щомісячних декларацій
• Розрахункова декларація – ZUS DRA
• Як заповнити ZUS DRA?
• Особисті декларації — ZUS RCA та ZUS RSA
• Як заповнити ZUS RCA та ZUS RSA?
• Коли подавати ZUS DRA, ZUS RCA та ZUS RSA?
• Як відправити документи до ZUS?
• Як виправити помилку в декларації?
• Додаткові форми
• Інформація про страхування від нещасних випадків – форма ZUS IWA
• Повідомлення про працівника, який виконував роботу в особливих умовах — ZUS ZSWA
• Документи для працівників
• Що буде, якщо не подати документи своєчасно?

Розглядаючи подальшу ситуацію, будемо вважати, що підприємець вже:

1. Знає, що таке ІП в Польщі.
2. Зареєстрував господарську діяльність.
3. Оформився платником в ZUS.
4. Знає скільки повинен платити внесків.
5. З'ясував, як саме здійснюються платежі в ZUS.

Пройшовши всі перераховані етапи, або детально ознайомившись з ними, підприємець вже зустрічав ряд декларацій або інших форм, чиї назви починаються з «ZUS» (наприклад, ZUS ZFA або ZUS ZBA). Всі вони потрібні на своїх етапах і для своїх цілей. Перераховані далі документи потрібні в процесі діяльності.

Таким чином у ІП створюється значний перелік різних звітів, в яких нескладно заплутатися. Для початку, поки не виробиться звичка роботи зі звітністю, рекомендуємо використовувати цей офіційний довідник від ЗУС (список розташований більш ніж на одній сторінці – якщо не знайдено необхідного, варто подивитися на інших).

Уточнимо також, що мова йде саме про документи для ZUS. Незважаючи на використання терміна «декларації», до податкових зобов'язань ця звітність відношення не має.

Перелік щомісячних декларацій

В принципі, за відповідності умов, кожна з декларацій є обов'язковою. Однак є все ж більш поширені випадки, а є форми, що подаються в більш специфічних умовах. Так їх і будемо розглядати – за частотою використання.

Розрахункова декларація – ZUS DRA

Внески ZUS підприємець оплачує і за себе, і за найнятих працівників (або підрядників, якщо мова йде про співпрацю за умовами злецення). Декларація ZUS DRA – це документ, в якому вказується розрахунок внесків і виплачених допомог.

JDG повинен подати декларацію ZUS DRA як при сплаті внесків у стандартній сумі (повний ZUS), так і при використанні різних пільг, зокрема Maly ZUS, Ульга на старт і т.д.

Як заповнити ZUS DRA?

Перш за все, ознайомтеся з самим бланком. Це буде корисно при будь-якому способі подачі, в тому числі через інтернет (способи подання будуть розглянуті далі), оскільки дасть уявлення про необхідну для звітності інформацію

Особисті декларації — ZUS RCA та ZUS RSA

Якщо ФОП наймає співробітників, до декларації ZUS DRA особи він також зобов'язаний прикріпити на кожного застрахованого звіти за формою ZUS RCA та ZUS RSA.

• ZUS RCA – персональний щомісячний звіт про належні внески та сплачені допомоги — для розрахунку внесків соціального та медичного страхування або допомог, виплачуваних співробітникам (тобто застрахованим особам).
• ZUS RSA – персональний щомісячний звіт про виплачені допомоги та перерви у сплаті внесків — для відображення виплачених допомог та перерв у сплаті внесків для ваших співробітників.

Якщо у ФОП немає найнятих співробітників, він подає тільки декларацію ZUS DRA без будь-яких додатків.

Ще раз підкреслимо, що йдеться про офіційні інструкції від ЗУС. Крім цього, можна ознайомитися з навчальними роликами по різних деклараціях на спеціальному каналі ZUS на Youtube.

Коли подавати ZUS DRA, ZUS RCA та ZUS RSA?

Вищезазначені форми – не єдині, які можуть знадобитися підприємцю. Однак вони об'єднані загальними параметрами, зокрема, строками подачі.

Свою першу декларацію в ZUS ФОП зобов'язаний подати протягом місяця після реєстрації діяльності. З наступного місяця після початку діяльності (реєстрації) ФОП починає платити внески в Установу соціального страхування (ZUS). Одночасно з цим і подаються декларації.

Правила, які потрібно враховувати, такі:

• Якщо діяльність зареєстрована в перший день місяця, то розрахункова декларація ZUS DRA подається і за цей (повний) і за кожний наступний.
• Якщо реєстрація відбулася протягом місяця (не з першого дня), то перша ZUS DRA надається за неповний розрахунковий період, а друга — за наступний повний місяць.
• Якщо діяльність відновлюється протягом місяця, перша ZUS DRA також подається за неповний розрахунковий період і друга – за наступний повний місяць.

На даний момент (після змін 2022 року) встановлено, що індивідуальні підприємці подають ці документи до ЗУС до 20 числа місяця, наступного за звітним (у випадках, коли останній день оплати в місяці припадає на неділю або неробоче свято, термін переноситься на перший робочий день).

Важливо розуміти, що для юридичних осіб, бюджетних організацій тощо встановлені свої терміни подання звітності. Термін до 20-го числа стосується лише ІП.

Зазначені терміни поширюються і на сплату внесків на соціальне забезпечення, медичне страхування, до Фонду праці та Фонду солідарності, Фонду гарантованих виплат працівникам та Пенсійного фонду.

Від обов'язку щомісячно подавати ZUS DRA, ZUS RCA і ZUS RSA звільняються:

• духовенство;
• люди, які подають документи на працюючих у них нянь;
• особи, що підлягають добровільному пенсійному страхуванню та страхуванню по інвалідності.

Як відправити документи до ZUS?

Звіти ZUS DRA, ZUS RCA і ZUS RSA можна подавати на паперовому носії у своє відділення ZUS (в тому числі по традиційній пошті) або в електронному вигляді. Така свобода вибору підходить при сплаті внесків за 5 або менше осіб. Якщо людей більше, допустима тільки електронна форма подання (виняток можливий за згодою директора філії ZUS – тоді документи можуть бути відправлені в паперовому вигляді або на IT-носіях).

Що стосується цифрової подачі, то можуть бути використані наступні сервіси:

• програма Płatnik (завантажується і встановлюється на комп'ютер – завантажити програму з сайту ZUS);
• додаток ePłatnik на платформі PUE ZUS, якщо у ФОП працює не більше 100 осіб.

У випадку з програмою Płatnik для підписання документів необхідно використовувати кваліфікований підпис. Щоб використовувати додаток ePłatnik, знадобиться довірений профіль або кваліфікований підпис.

Коротка інструкція для подачі через ePłatnik:

1. Увійдіть до PUE ZUS та авторизуйтесь.
2. Виберіть вкладку ePłatnik.
3. У розділі «Dokumenty» натисніть на пункт «Dodaj dokument».
4. Виберіть необхідний тип декларації та натисніть «Wybierz» ⟶ «Przejdz do kreatora».
5. Заповніть необхідні дані та відправте декларацію.

З повною інструкцією можна ознайомитися в брошурі від ZUS, вибравши необхідний документ: 📄 Відкрити інструкцію в окремій вкладці

Як виправити помилку в декларації?

Якщо допущена помилка при подачі декларацій ZUS DRA, ZUS RCA або ZUS RSA, необхідно надати до ZUS коригуючі документи:

• протягом 7 днів з моменту самостійного виявлення порушень або отримання повідомлення від ZUS;
• не пізніше ніж протягом 30 днів з дня отримання акта перевірки — якщо необхідність виправлення даних виникла в результаті виявлення ZUS під час перевірки.

Для виправлення розрахункової декларації ZUS DRA за певний місяць, до ZUS подається нова, правильно заповнена форма ZUS DRA.

Для виправлення форм ZUS RCA або ZUS RSA, відправляються документи стосовно лише тих співробітників, яких торкнулася помилка. Однак у декларації повинні бути вказані розрахунки всіх працівників за даний місяць.

Додаткові форми

Є ще кілька специфічних форм документів, які може знадобитися передати до ZUS.

Інформація про страхування від нещасних випадків – форма ZUS IWA

Підприємці, які сплачують внески по страхуванню від нещасних випадків, до 31 січня подають до ZUS форму ZUS IWA. Це інформація про дані, необхідні для визначення внеску по страхуванню від нещасних випадків за попередній календарний рік.

Це стосується платників, які:

• Протягом всіх місяців попереднього року, і хоча б одного дня в січні поточного року, сплачували внески по страхуванню від нещасних випадків хоча б за одну особу.
• Минулого року страхували від нещасних випадків в середньому не менше 10 осіб на місяць (включаючи себе).
• На 31 грудня минулого року такі підприємці були внесені до реєстру REGON.

Форми ZUS IWA слід зберігати протягом 10 років з дати подачі до ZUS (у формі паперового або електронного документа).

Повідомлення про працівника, який виконував роботу в особливих умовах — ZUS ZSWA

Якщо підприємець приймає на роботу співробітників, які виконують обов'язки в особливих умовах, про це необхідно повідомити, надавши форму ZUS ZSWA.

Зробити це потрібно до 31 березня за попередній рік. Форми подачі ті ж – паперова або електронна. Документ зберігається протягом 5 років з дати подачі до ZUS.

Документи для працівників

Ці відомості надаються не в ZUS, а самим співробітникам, але згадати про них все ж варто. Повинні бути надані наступні відомості:

• Річний звіт про внески, нараховані за звітний рік. Надається до 28 лютого наступного року.
• Щомісячна інформація про нараховані внески — на вимогу працівника.

Відомості можуть бути надані, як на спеціальних бланках, так і в іншій формі, що відповідає нормативним актам.

Що буде, якщо не подати документи своєчасно?

За несвоєчасне надання декларацій в ZUS передбачений штраф. У разі затримки, Управління соціального страхування РП спочатку направить платнику повідомлення в PUE ZUS, але якщо документація так і не буде відправлена, Управління саме підготує декларацію ZUS DRA.

У такій декларації будуть вказані внески на медичне страхування на мінімальному рівні, розрахованому відповідно до правил, застосовних до податкової шкали. Для підприємця це означає необхідність внесення коригування в подальшому. Йому також доведеться зробити доплату і оплатити штрафні відсотки.

Якщо ФОП не внесе коригування протягом податкового року, а сама неподача документів пов'язана з невиплатою внесків, передбачені додаткові заходи впливу:

• до 5 тисяч злотих одноразово;
• до 100% невнесених внесків;
• порушення виконавчого провадження.

Чим довше затримка платежу / надання звітності, тим серйознішими можуть бути наслідки.

Висновок

Резюмуємо. У ФОП є обов'язок щомісяця подавати в ZUS декларацію ZUS DRA – на себе і всіх найманих співробітників. При наявності останніх, так само раз на місяць, надаються форми ZUS RSA і ZUS RCA на кожного з них.

Раз на рік працівник повинен отримувати звіт про зроблені за попередній рік виплати за нього в ЗУС. Такий же звіт може бути наданий і раз на місяць, але на вимогу співробітника.

Якщо робота передбачає особливі умови, раз на рік подається форма ZUS ZSWA, а при наявності страхування від нещасних випадків (і виконання інших умов) – форма ZUS IWA.