Загальновідомо, що подача документів до воєводського управління, в першу чергу для отримання карт побиту, супроводжується низкою узгоджень між чиновниками та іноземцями. Про необхідність подальших дій заявника повинні попереджати поштою. Не секрет і те, що листи дуже часто не знаходять адресата, що призводить до великих проблем, наприклад, призупинення розгляду запиту або до відмови у видачі ВНЖ. В основному проблему списують на роботу поштової служби, що актуально це далеко не у всіх випадках.
Закони дозволяють відправляти листи з управління не тільки за місцем проживання, а вручати їх не завжди самому іноземцю. Де шукати повідомлення з управління? Куди можуть надійти очікувані листи, і кому бути передані?