Що таке апостиль документів і навіщо він потрібен? Проставлення, строки та вартість послуги в Україні

Присвятивши багато матеріалів проблемам легалізації іноземців у Польщі, ми кожного разу вказували на списки необхідних документів. Звичайно, більшість з них було видано за межами РП і оформлені не польською мовою. Для визнання цих документів і проводиться процедура апостилювання, про яку буде розказано в даній статті.

Зміст:

• Що це таке і навіщо він потрібен? Пояснюємо простими словами
• Де можна поставити? Міністерство юстиції, освіти та МЗС
• Чи можна поставити апостиль у Польщі?
• На яких документах потрібен спеціальний штамп, що засвідчує справжність підпису?
• Для яких країн не потрібна легалізація іноземних документів?
• Країни, які вимагають проставлення 1-го апостиля
• Подвійний апостиль
• Апостиль документів з подальшим консульським підтвердженням
• Проставлення апостиля на оригінал або копію
• Як зробити апостиль самостійно?
• Крок 1. Готуємо необхідні документи
• Крок 2. Їдемо в Київ? Не завжди!
• Крок 3. Подаємо документи
• Крок 4. Терміни
• Особливості апостилювання старих документів
• Вартість апостиля і перекладу для Польщі в Україні
• Причини відмови у проставленні апостиля
• Засвідчення в порядку консульської легалізації

Що це таке і навіщо він потрібен? Пояснюємо простими словами

Суть процедури в підтвердженні справжності документа відповідними організаціями, вірності підпису та інших параметрів. Результатом апостилювання є спеціальний штамп, який підтверджує юридичну силу документа на території іноземних держав.

Зверніть увагу, що в деяких випадках апостиль засвідчує документ, але не дає права використовувати його за призначенням без додаткових процедур. Наприклад, дипломи про освіту можуть вимагати нострифікації в РП.

Де можна поставити? Міністерство юстиції, освіти та МЗС

Отже, хто робить? Процесом займаються державні органи, при цьому у кожного з нижчеперелічених установ своя сфера діяльності. Наприклад, на території України процедуру проводять:

• У Мін'юсті – ставлять печатку на акти цивільного стану та нотаріальні документи.
• У Міністерстві освіти – ставиться на все, що пов'язано з роботою цього відомства.
• У МВС (з 01.01.2023) – на документах, які видаються Міністерством внутрішніх справ та його територіальними органами з надання сервісних послуг, крім документів, що стосуються сфери освіти та науки.
• У Державній міграційній службі (з 01.01.2023) – на документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), включаючи протидію нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством.
• У Державній податковій службі України (з 01.01.2023) – на документах, які видаються Державною податковою службою та її територіальними органами.
• У МЗС – решта, що не увійшла до попередніх пунктів (за лініями медицини, МВС, ОВІР, РАЦС тощо).

Існує також безліч посередницьких організацій, які надають послуги з апостилювання. Ціна процедури у них дорожча, але відбувається швидше.

Чи можна поставити апостиль у Польщі?

Часто у читачів виникає питання про можливість отримати апостиль на українські документи, не покидаючи Польщі. На жаль, це неможливо – ні консульства, ні посольство на даний момент не займаються цими питаннями.

У Польщі можна отримати апостиль тільки на польських документах, але це окрема процедура, яка не має відношення до теми даної статті.

Чи обов'язково повертатися додому, щоб поставити апостиль? Теоретично, ні. Знову ж таки, існують комерційні посередники, готові зайнятися питанням за довіреністю. Але при цьому:

1. Вартість такої процедури досить висока.
2. Терміни (через пересилання документів) також немалі.

Крім того, таким посередникам потрібно передати оригінали документів, що загрожує їх втратою.

На яких документах потрібен спеціальний штамп, що засвідчує справжність підпису?

Апостилюванню підлягає більшість документів. Зокрема:

• Про освіту:
  • атестати про середню освіту;
  • дипломи про вищу освіту;
  • свідоцтва, сертифікати польської мови та інші, пов'язані зі сферою освіти.
• Про цивільні стани (видані органами РАЦС):
  • свідоцтво про шлюб;
  • свідоцтво про народження;
  • свідоцтво про розірвання шлюбу та інші аналогічні.
• Складені у нотаріуса:
  • довіреність;
  • заяви;
  • афідевіти тощо.

Також документи, що потребують отримання апостиля, діляться на:

• приватні (видані конкретним фізичним особам);
• та юридичні (видані фірмам: статути, договори тощо).

Про вимогу апостилювання конкретного документа краще дізнаватися заздалегідь на польській стороні. Якщо немає такої можливості, рекомендуємо провести процедуру, оскільки зробити це в Польщі може бути складно.

Для яких країн не потрібна легалізація іноземних документів?

Взаємне визнання апостиля здійснюється країнами на підставі міжнародних угод, зокрема відповідної Гаазької конвенції (підписана в Гаазі в 1961 році; з початку 2000-х до неї приєдналися багато країн СНД та Польща).

Визнання відбувається неоднаково для різних країн. Існують держави, між якими можливо:

1. Просте (одиночне апостилювання) – достатньо проставити апостиль.
2. Подвійне апостилювання – коли документу потрібен і апостиль, і присяжний переклад, який, у свою чергу, також необхідно апостилювати.
3. З консульським підтвердженням – це щось середнє між двома попередніми: документу потрібен апостиль і присяжний переклад, для засвідчення якого достатньо консульської печатки.

Розглянемо детальніше, які країни вимагають своєї форми апостилювання. Дані будуть надані для громадян України – для інших країн СНД ситуація аналогічна, але може незначно відрізнятися.

Країни, які вимагають проставлення 1-го апостиля

Подвійний апостиль

До цієї категорії входять і держави, яким достатньо і консульського підтвердження (позначені зірочкою), але і з подвійним апостилем можуть бути розглянуті.

• Австралія
• Австрія
• Бахрейн
• Бельгія
• Бразилія
• Бурунді
• Великобританія
• Греція
• Данія
• Зеландія
• Ізраїль
• Ірландія
• Ісландія
• Іспанія*
• Італія*
• Кіпр
• Корея
• Косово
• Люксембург
• Мальта
• Марокко
• Мексика
• Монако
• Нідерланди
• Нікарагуа
• Нова
• Норвегія
• Оман
• Парагвай
• Португалія
• Туреччина
• Фінляндія
• Франція*
• Чехія*
• Чилі
• Швейцарія
• Швеція
• Еквадор
• Японія

Апостиль документів з подальшим консульським підтвердженням

Нагадаємо, йдеться про апостилювання самого документа, отримання його присяжного перекладу та засвідчення останнього в консульстві РП. До таких країн належать: Чехія, Італія, Франція, Іспанія.

Під консульською легалізацією розуміють іншу складну процедуру – легалізацію документів між країнами, які не підписали Гаазьку конвенцію. Про це буде розказано нижче.

Проставлення апостиля на оригінал або копію

Згідно із законами, апостилюватися може як оригінал, так і копія документа, якщо нормативні акти не передбачають іншого. У цьому «якщо» часто міститься головна складність. Розберемо питання детальніше.

Апостиль ставиться на оригіналах документів про освіту, нотаріальних документах, довіреності, заявах, документах державних служб (податкової, МВС, МРЕВ, міграційними службами тощо), медичних документах (довідки, виписки тощо).

Апостилюються тільки копії:

1. Видані дипломатичними відомствами.
2. Пов’язані з проведенням комерційних та/або митних процедур.
3. Видані на території колишнього СРСР, у період його існування.

На такі документи робиться копія (дублікат), засвідчується нотаріально і вже вона апостилюється.

Як зробити апостиль самостійно?

Крок 1. Готуємо необхідні документи

Перш за все необхідно визначитися:

1. Чи потрібен апостиль.
2. Засвідчується оригінал чи копія (якщо копія, то робимо її і оформлюємо).
3. Чи потрібен переклад (у разі необхідності, проводимо цю процедуру з присяжним перекладачем).
4. Який тип апостилювання необхідний: простий, подвійний або з консульським підтвердженням.
5. Визначаємо організацію, яка буде проводити апостилювання: міністерство юстиції, освіти або закордонних справ (види документів, якими займаються дані установи, див. вище).

Крок 2. Їдемо в Київ? Не завжди!

Усі міністерства, як правило, розташовані в столицях. Однак не в кожному випадку доведеться їхати туди:

• Міністерство юстиції делегувало ці повноваження деяким РАЦС. Спочатку дізнайтеся, чи проводить апостилювання найближче до вас відділення.
• Міносвіти проводить апостилювання через окрему організацію Інформаційно-іміджевий Центр. Розташована вона в Києві, але деякі документи можна підтвердити через кур'єра. Це коштує окремих грошей, але, як правило, вигідніше поїздки в столицю. Подробиці можна дізнатися на їхньому сайті.
  Там же можна завантажити бланк «Згоди на обробку даних» і підписати його заздалегідь. Особливо це актуально, якщо прийнято рішення їхати самостійно, а документи везуться за кількох осіб (чоловік, діти тощо) – підписані ними Згоди повинні бути на руках.
• МЗС видає довідки тільки при особистій присутності. У цьому випадку їхати доведеться. Однак їхня робота найоперативніша, і, при зверненні в першій половині дня, часто до вечора все вже готово. Графік роботи часто змінюється, тому краще уточнювати його на сайті міністерства перед поїздкою.

Крок 3. Подаємо документи

Отже, ми визначилися, що подаємо, в якому вигляді і куди. Залишається вирушити на місце або відправити заявку поштою/кур'єром. Оплата зборів і інших послуг здійснюється на місці, в найближчому відділенні банку, однак в деяких випадках гроші можуть взяти і т.зв. накладеним платежем, тобто при отриманні готових документів у поштовому відділенні.

Крок 4. Терміни

Максимальний термін розгляду заявки встановлений законом і становить 5 робочих днів. Однак у випадках, якщо потрібна детальна перевірка, виконати яку складно, термін може бути продовжений до 20 днів. Плюс час на доставку. Майте це на увазі, плануючи поїздки.

При цьому на практиці все відбувається швидше, а у випадку МЗС і зовсім можна вкластися в один день.

Особливості апостилювання старих документів

Усі документи, видані на бланках, що не відповідають чинним сьогодні зразкам, повинні бути замінені на дублікати на бланках, що відповідають законодавству. Саме ці дублікати і підлягають апостилюванню.

Вартість апостиля і перекладу для Польщі в Україні

Офіційно встановлена вартість апостиля – 51 гривня. Однак деякі міністерства застосовують практику термінового оформлення, що підвищує вартість процедури.

Також окремо оплачуються поштові, кур'єрські та інші послуги.

Причини відмови у проставленні апостиля

Головна підстава більшості відмов – неможливість перевірки документа. Причин такої неможливості може бути багато. Основні з них:

• Не вдалося зв'язатися з нотаріусом, який видав документ.
• Організація, що видала документ, не відповіла на запит міністерства.
• Організація не відповіла у встановлені терміни (запізнилася з відповіддю).

Друга за частотою підстава відмови – неправильно підготовлені документи. Це можуть бути звичайні копії замість завірених, надання паперів, що не підлягають апостилюванню тощо.

У другому випадку рішення просте – надати все у правильному форматі. При відсутності відповіді, доведеться попрацювати. Краще самостійно звернутися до установи, попросивши прискорити відповідь. Далі рекомендується зв'язатися з міністерством і проконтролювати, чи отримано результат запиту. І тільки після цього подавати заявку заново.

Можливо, у цих випадках краще вдатися до послуг посередників.

Засвідчення в порядку консульської легалізації

Ця процедура призначена для країн, що не підписали Гаазьку конвенцію. Польща і Україна (а також інші країни СНД) до таких країн не належать, тому опишемо процес загалом. В основному він зводиться до чотирьох етапів:

1. Нотаріальне засвідчення документа та його перекладу.
2. Підтвердження документа у уповноваженого державою нотаріуса (як правило, при міністерстві).
3. Підтвердження у профільному міністерстві.
4. Підтвердження у консульстві держави, де документ необхідний для пред'явлення.

Апостиль дуже важливий, а часто і необхідний. Можливо, це не найпростіша процедура, але виконати її під силу майже кожному. Розрахуйте заздалегідь, які потрібні документи, куди звертатися, що приготувати, у які терміни потрібно вкластися, і процес виявиться не таким «страшним», як здавався спочатку.