Як підписати конверт і відправити рекомендований лист у Польщі?

Процес відправки листів знайомий людству вже багато століть. Здавалося б, що тут складного: покласти лист у конверт, підписати, запечатати і відправити. Однак нерідко іноземці в Польщі, зіткнувшись з необхідністю відправити або отримати лист, опиняються в розгубленості, не розуміючи який тип відправлення вибрати і як його оформити. 

Зміст:

• Які види листів є в Польщі?
• Габаритні характеристики
• Простий лист (List zwykły)
• Рекомендований лист (List polecony)
• Про терміни відправки рекомендованих листів
• Про терміни доставки та вартість рекомендованих листів
• Цінний лист (List wartościowy)
• Як правильно підписати конверт у Польщі?
• Як заповнити «сіру папірець»?
• Як підписувати «жовту папірець»?
• Як відправити рекомендований лист у Польщі?
• Як відстежити рекомендований лист через eMonitoring?
• Як отримати рекомендований лист?
• Що таке «авізо» і як підключити?
• Довіреність (пелномоцництво) на отримання листа

Які види листів є в Польщі?

Кожного разу, коли пропонується відправити документи «традиційною поштою», іноземець має право скористатися будь-яким доступним типом відправлення. Тобто законодавство не встановлює (або робить це вкрай рідко) точний тип відправлення.

Однак для того, щоб заявник міг розраховувати на своєчасну відповідь, а в разі її відсутності, пред'явити претензії адресату, необхідно мати підтвердження відправки та отримання кореспонденції. Найбільш зручно для цього рекомендований лист з повідомленням – далі ми розглянемо його окремо і в усіх подробицях, але розповімо і про інші види листів, щоб розуміти їх відмінності.

Габаритні характеристики

Ще один загальний параметр – габарити відправлення. Вони застосовуються для всіх типів розглянутих далі листів. Відразу скажемо, що допустимим є не тільки звичний конверт, але й пересилка в рулоні (документ скручується і особливим чином запечатується.

Мінімальний розмір листа в усіх випадках не менше ніж 90 мм х 140 мм. Максимальний залежить від формату:

• У вигляді листа (в конверті): сума довжини, ширини і висоти – не більше 900 мм, за умови, що найбільший з цих розмірів (довжина) не може перевищувати 600 мм.
• У вигляді рулону:
  • Format S: висота не може перевищувати 20 мм, довжина 230 мм, а ширина 160 мм;
  • Format M: висота не може перевищувати 20 мм, довжина 325 мм, а ширина 230 мм;
  • Format L: сума довжини, ширини і висоти – не більше 900 мм, за умови, що найбільший з цих розмірів (довжина) не перевищує 600 мм.

У рідкісних випадках оператор може прийняти і нестандартне відправлення, але, по-перше, тарифікуватися воно буде за окремими розцінками, а, по-друге, в переважній більшості випадків іноземцю достатньо зазначених вище параметрів.

Простий лист (List zwykły)

Йдеться про найзвичніший лист. Той самий випадок, коли «папірець» поклали в конверт, написали адресу і відправили. Або скрутили в рулон і передали для відправки у відділення пошти.

Жодних зобов'язань щодо термінів доставки не існує, однак за твердженням Poczta Polska (далі докладно пояснимо, чому орієнтуємося саме на цього оператора), доставлено лист буде вже на наступний робочий день (за умови передачі листа до 15:00), якщо обрано пріоритетний метод, а при економ-доставці – адресат його отримає через три робочих дні.

Що стосується вартості відправлення, то у Poczta Polska вона наступна (тут і далі розцінки вказані на момент публікації матеріалу):

Ще раз підкреслимо, що зазначені терміни є орієнтовними, і їх дотримання не гарантовано.

Рекомендований лист (List polecony)

Це найцікавіший для розглянутої теми спосіб відправки. Частіше в середовищі іноземців його називають більш звичним «рекомендованим листом з повідомленням». У цій формулюванні, в принципі, міститься і його головна особливість.

Про терміни відправки рекомендованих листів

Перш ніж перейти до параметрів доставки рекомендованих листів, потрібно торкнутися дуже важливого юридичного аспекту. Нерідко відправити ту чи іншу документацію необхідно в строго встановлені терміни. Наприклад, подача документів на карту побиту повинна здійснюватися в рамках законного перебування, або донесення додаткових відомостей в ужонд здійснюватися в рамках зазначеного періоду часу.

Відповідно до норм польського законодавства, днем надання документів вважається день прийняття їх поштовим оператором. Ці норми містяться в різних нормативно-правових актах, наприклад, у таких:

• Pkt.2, §5, art.57 Kodeksu postępowania administracyjnego (Кодексу Адміністративних процедур РП).
• Pkt.2, §6, art.12 Ordynacja podatkowa (Податкового постановлення РП).

Однак такий оператор чітко визначений у Prawo pocztowe (Законі РП про пошту). У Польщі на даний момент ним є тільки Poczta Polska.

Це означає, що при відправці документів іншим оператором, навіть якщо буде використано рекомендований лист з відправленням, день прийняття поштою може не сприйматися органами влади як день подачі відомостей, а орієнтуватися будуть на дату фактичної доставки. Обов'язково майте це на увазі, вибираючи оператора.

Це ще раз підтверджує тезу про вибір рекомендованого листа як способу відправки документів, оскільки цей спосіб дасть офіційне підтвердження факту прийняття листа, а значить і дати подачі документів.

Про терміни доставки та вартість рекомендованих листів

У даному випадку передбачувані (орієнтовні) терміни доставки такі ж, як і при простому (звичайному) листі: на наступний робочий день при пріоритетній відправці, і до 3-х робочих днів – при економ-варіанті.

Розцінки на рекомендовані листи у Poczta Polska наступні:

Як видно, ціни більш ніж у два рази вищі, ніж для звичайного листа. Однак можливість довести, що відправка була здійснена своєчасно, окупає ці витрати.

Цінний лист (List wartościowy)

Цінний лист – це поштове відправлення із заявленою вартістю, яка не може бути вищою за 70000 злотих. Простіше кажучи, List wartościowy – це відправлення з гарантією повернення оголошеної суми, якщо в процесі доставки з ним щось станеться.

Габарити і терміни доставки ті ж, а ось вартість таких гарантій значно вища:

Але це ще не всі витрати. Вказані суми характерні для оголошеної вартості до 50 злотих, а при 1000 злотих, наприклад, вартість Формату S економ класу підвищиться до 32 злотих, а Пріоритет Формату L при максимальних 70000 злотих – до 1419,20 злотих. Точні дані можна дізнатися за допомогою офіційного калькулятора від Poczta Polska.

Оскільки найбільш часто іноземцями затребуване саме рекомендоване лист (List polecony), подальші параметри будемо розглядати саме для нього.

Як правильно підписати конверт у Польщі?

Після підготовки всіх документів, їх необхідно упакувати. Розглядатимемо відправку в конверті, розуміючи, що рулон відсилається за тією ж технологією, але без використання конверта.

Підходящий конверт можна придбати окремо, а можна зробити це безпосередньо в поштовому відділенні. Ми рекомендуємо останній варіант, оскільки на пошті формати конвертів точно відповідатимуть стандартам. Однак у цьому випадку потрібно бути готовим і до заповнення всього безпосередньо у відділенні.

Документів буде кілька, перш за все сам конверт. Нічого складного в його заповненні немає, але треба чітко розуміти, де і яку інформацію вказувати.

1. Лівий верхній кут – пишеться адреса відправника, тобто та адреса, куди повинен надійти відповідь.
2. Місце під «марку». Це слово не випадково взято в лапки, оскільки в даний час марка може не клеїтися, а її замінить штамп із зазначенням вартості пересилання. У будь-якому випадку, цю частину заповнить працівник пошти.
3. Праворуч внизу – адреса одержувача. Адреса, за якою надсилається лист.
4. Це відмітка про пріоритетне відправлення. Як правило, це окрема наклейка. Відповідно, її відсутність означатиме економ-відправку.

Сказане важливо, оскільки на конверті може не бути розграфлених ліній і підказок, однак розташування адрес відправника і одержувача не можна переплутати місцями, інакше лист прийде за неправильною адресою.

Тепер розглянемо інші документи, які також необхідно заповнити. Їх два, і обидва називаються «повідомленнями», але одне підтверджує факт прийому поштою, а друге – одержувачем.

Серед іноземців усталилася проста, але дуже наочна термінологія: за кольором паперу, на якому друкуються ці документи, їх називають «сірою папірцем» і, відповідно, «жовтою папірцем».

Як заповнити «сіру папірець»?

Це повідомлення про те, що пошта прийняла рекомендований лист. Заповнити її можна і заздалегідь, роздрукувавши з цього файлу.

Бланк можна взяти і безпосередньо на пошті при відправленні. Заповнюються всі зазначені поля. Якщо щось не зрозуміло, краще залишити поле порожнім і внести дані після консультації з працівником пошти.

Як підписувати «жовту папірець»?

Бланк повідомлення про доставку, так звану «жовту папірець», треба брати у відділенні. По-перше, не у кожного вдома є папір потрібного кольору, а, по-друге, у багатьох відділеннях її заповнять при прийомі кореспонденції, скопіювавши дані з конверта, і відправнику треба буде тільки перевірити дані.

Якщо все-таки доведеться заповнювати повідомлення самостійно, зробити це нескладно, оскільки на відміну від конверта, у бланку вказані дані, які треба вписати. Головне – детально все перевірити перед відправкою.

Як відправити рекомендований лист у Польщі?

Для початку, необхідно вибрати найбільш зручне відділення пошти (зробити це можна на сторінці офіційного сайту). Взявши всі підготовлені документи, відвідайте вибрану пошту у робочий час.

Далі все досить просто:

1. Повідомте співробітнику відділення про намір відправити рекомендований лист.
2. Пред'явіть документи (без можливості ознайомлення зі змістом), щоб він зорієнтувався і запропонував відповідний конверт.
3. Заповніть конверт.
4. Заповніть повідомлення.
5. Оплатіть послугу.

Залишається передати лист співробітнику пошти і дочекатися позначки і повернення «сірої папірця» — повідомлення про прийняття. Листу буде присвоєно номер відправлення – його потрібно обов'язково зберегти, якщо хочете відстежувати маршрут доставки. З цього моменту вважається, що документи подані адресату.

Ще раз підкреслимо, якщо використовується саме Poczta Polska, то з моменту прийняття документів вони вважаються переданими не пошті (не тільки пошті), а саме адресату. Це вкрай важливо, якщо строки відправки підтискають. Далі неважливо скільки лист буде дійсно доставлятися, коли його прочитають і відреагують – обов'язок своєчасного надання документів вважається виконаним.

Як відстежити рекомендований лист через eMonitoring?

Якщо є бажання стежити за реальною доставкою листа, це можна робити через сервіс еМоніторинг.

Користуватися ним дуже просто – достатньо перейти за посиланням вище і ввести у відповідне поле номер відправлення. Далі система покаже статус листа на момент запиту.

Як отримати рекомендований лист?

Рекомендований лист може надійти і самому іноземцю, і іноді це також має велике значення. У звичайних ситуаціях проблем з цим не виникає, але іноді в очікуванні відповіді людині доводиться змінити адресу або тимчасово поїхати у справах. У такому випадку можна використовувати кілька способів отримання кореспонденції: підключити т.зв. електронне авізо або оформити довіреність іншій особі на отримання кореспонденції.

Що таке «авізо» і як підключити?

Осіб, які мають відношення до різних фінансових операцій, може збентежити цей термін, оскільки вони звикли використовувати його в іншому значенні. Однак у даному випадку awizo – це всього лише повідомлення про отримання рекомендованого листа, а електронне авізо, відповідно, можливість отримати таке повідомлення по email і/або у вигляді СМС.

Підключити доставку електронного авізо дуже просто. Для цього потрібно мати довірений профіль, перейти на цю сторінку і ввести всі необхідні дані. Послуга безкоштовна, однак зробити це потрібно заздалегідь, оскільки сповіщення включиться на наступний робочий день після надходження запиту.

Довіреність (пелномоцництво) на отримання листа

Для отримання рекомендованого листа іншою особою, отримувач повинен оформити довіреність. Для одноразових операцій фізичних осіб може бути оформлена проста форма. Ось 📄 такий бланк рекомендує Польська Пошта.

Взяти його можна і в будь-якому поштовому відділенні.

Підсумуємо. Рекомендовані листи з їх правильним оформленням та відправкою / отриманням є важливим процесом у багатьох справах у Польщі. Від знання та своєчасного виконання можливостей цього інструменту може залежати не тільки швидкість прийняття того чи іншого рішення, але й такі серйозні аспекти, як легальність перебування іноземця в РП.

Потрібно обов'язково і ретельно вивчити технологію відправлення / отримання листів, у тому числі і те, як правильно підписувати конверт, щоб не втратити можливість реалізувати свої права або не запізнитися з виконанням обов'язків.