Чи варто підприємцю укладати договір з бухгалтерською конторою в Польщі?

Бухгалтерія – обов'язкова для будь-якої бізнес-діяльності в Польщі, будь то індивідуальні підприємці або юридичні особи. Розрахунки податків, зарплат, складання та подання звітності – це лише невеликий перелік сфери даної діяльності, і очевидно, що ці необхідні процеси складні та відповідальні.

Якщо велике підприємство в змозі найняти собі повний штат бухгалтерії, то середнім, малим і тим більше мікрофірмам і JDG не завжди по кишені своя персональна бухгалтерія. У цьому випадку вони можуть скористатися послугами т.зв. бухгалтерських контор, а про те, що таке Biuro rachunkowe, чим займається і скільки беруть за роботу, читайте в даному матеріал

Зміст:

• Що таке бухгалтерська контора в Польщі?
• Які послуги надає Biuro rachunkowe?
• Яку відповідальність несе бухгалтерська контора?
• Як почати працювати з Biuro rachunkowe?
• Крок 1. Пошук контори та переговори
• Крок 2. Укладення договору
• Обов’язки клієнта бухгалтерської контори
• Відповідальність за шкоду
• Винагорода за послуги
• Термін дії контракту
• Додаткові положення
• Зразок договору з бухгалтерською конторою в Польщі
• Крок 3. Повідомлення податкової про роботу в Бюро рахункове
• Скільки коштують бухгалтерські послуги для підприємців?

Що таке бухгалтерська контора в Польщі?

Тобто це фірма або людина, яка не входить до штату підприємця-замовника, але бере на себе деякі бухгалтерські функції замість свого клієнта. Разом безпосередньо з роботою, на них покладається і частина відповідальності за правильність і своєчасність виконаних функцій, однак ця відповідальність обмежена (далі розглянемо це питання детальніше).

Які послуги надає Biuro rachunkowe?

Спектр послуг, що пропонуються бухгалтерськими конторами, дуже широкий. Це можуть бути вузькоспеціалізовані організації (наприклад, тільки з податків або заробітних плат) або, навпаки, пропонуючі максимальний набір функцій.

Серед найпоширеніших послуг бюро рахункове можна зустріти наступні:

У сфері бухгалтерських послуг:

• ведення бухгалтерських книг;
• ведення податкового журналу доходів і витрат;
• ведення обліку VAT (ПДВ);
• одноразовий облік доходів;
• підготовка декларацій: JPK_VAT, PIT, CIT;
• відправка податкових декларацій від імені клієнта в строки, зазначені в податковому законодавстві;
• підготовка звітів для GUS та інших організацій за бажанням клієнта;
• підготовка фінансової звітності;
• створення плану рахунків і облікової політики;
• облік основних засобів і обладнання.

У сфері кадрового діловодства і розрахунку заробітної плати:

• підготовка всієї документації для особистих справ співробітників;
• складання розрахунків заробітної плати працівників, прийнятих на роботу за трудовими та цивільно-правовими договорами;
• ведення обліку робочого часу і відсутностей, тобто лікарняних, щорічних відпусток, відпусток по вагітності та пологах, батьківства тощо;
• підготовка розрахункових звітів, що подаються щомісяця в електронному вигляді в ZUS, і документів про реєстрацію і зняття з обліку працівників, а також членів їхніх сімей;
• подача в ZUS заяв на отримання допомоги по хворобі та вагітності та інших документів, що стосуються працівників та власника;
• підготовка декларацій про виплати в PFRON та підготовка заявок на фінансування для людей з обмеженими можливостями.

Додаткові послуги:

• податкові консультації щодо створення бізнесу;
• виставлення рахунків від імені клієнтів;
• контакт від імені клієнтів з податковою інспекцією, установою соціального страхування, центральним статистичним управлінням, інспекцією праці тощо;
• підготовка документації, необхідної при подачі заявки на кредит, лізинг тощо;
• підготовка заявок на фінансування для власників та працівників;
• підготовка фінансового аналізу інвестиційних потреб компанії;
• постійне обслуговування клієнтів офісу по телефону та електронній пошті;
• перевірка правильності бухгалтерських документів з точки зору формального та бухгалтерського обліку, нумерація облікових документів, їх зберігання та архівування.

Очевидно, що будь-якому підприємцю спочатку варто визначитися з обсягом бажаних послуг, а далі уточнити в обраному Biuro rachunkowe їх можливості.

Яку відповідальність несе бухгалтерська контора?

Відповідальність – одне з найважливіших питань, пов'язаних з послугами бухгалтера для ФОП або юридичної особи.

Дуже важливо розуміти, що хто б не займався бухгалтерією, основна відповідальність перед владою все одно лежить на платнику податків, яким є індивідуальний підприємець або член/члени правління юридичної особи. Йдеться лише про частковий розподіл цієї відповідальності з бухгалтерською конторою.

Бухгалтерська контора несе відповідальність перед своїм клієнтом-підприємцем в рамках умов договору, однак перед владою буде відповідати все одно суб'єкт господарювання. Наприклад, якщо сторонній бухгалтер забуде заплатити податки за бізнесмена, податкова інспекція не зможе виставити претензії Biuro rachunkowe – вимога (і відповідне йому покарання) буде пред'явлена підприємцю.

Як почати працювати з Biuro rachunkowe?

Процес початку роботи з бухгалтерською конторою можна умовно розділити на три головні етапи: попередні домовленості, укладення договору та реєстрація договору в податкових органах. Розглянемо ці три кроки окремо.

Крок 1. Пошук контори та переговори

Тут все досить очевидно – необхідно визначитися з обсягом бажаних послуг, знайти контрагента та з'ясувати його можливості.

Увагу хотілося б звернути тільки на ретельність вибору Biuro rachunkowe. Прямих шахраїв на цьому ринку не так багато, а от малоопитних або фінансово нечистоплотних зустріти можна.

Краще обирати собі бухгалтера, ґрунтуючись на досвіді інших. В ідеалі – найняти того ж, чиїми послугами вже довгий час користується хтось із знайомих (наприклад, контрагенти).

Крок 2. Укладення договору

Досягнувши попередніх усних домовленостей, їх необхідно закріпити в контракті. Є думка, що Цивільний кодекс Польщі дозволяє у випадку Biuro rachunkowe мати і усний договір. На наш погляд, це вкрай спірне твердження, але навіть якщо припустити теоретичну можливість обійтися без підписання, на практиці чинити так категорично не рекомендується. Йдеться все-таки про гроші підприємця, і вирішувати можливі спірні питання в майбутньому, не маючи підписаного контракту, буде вкрай складно.

Основними елементами договору є дата його укладення та визначення сторін (хто кому буде надавати послуги).

Іншими важливими складовими контракту є положення, що стосуються предмету договору — визначення взаємних прав та обов’язків. Тут в рамках свободи договору сторони можуть вільно формувати правовідносини. Наприклад, індивідуальним підприємцям не обов'язково укладати договір з бухгалтерською конторою на тих самих умовах, що й великий бізнес, оскільки у ІП може бути значно менше потреб.

Обов’язки клієнта бухгалтерської контори

У договорах на надання бухгалтерських послуг також зазначаються види документів, на підставі яких бухгалтерія буде вести справи клієнта, і які замовник зобов’язаний надати у встановлені терміни. Корисним буде і положення про надання бухгалтерією клієнту щомісячного балансу та/або виписки з книги доходів і витрат.

Відповідальність за шкоду

Важливим елементом договору є положення, що гарантує відповідальність у разі неналежного виконання послуги. Вже зазначалося, що ця відповідальність може бути лише в рамках договору, і лише перед замовником, тому цей аспект потрібно відобразити дуже ретельно.

Корисно вказати у тексті процедуру, якої будуть дотримуватися сторони у разі непередбачених подій, що знаходяться поза контролем сторін. У цьому випадку позови про відшкодування шкоди можуть бути пред’явлені відповідно до загальних принципів Цивільного кодексу РП. Це стосується не лише випадкових помилок, неуважності, але й несвоєчасного надання послуг.

Винагорода за послуги

Необхідно включити в договір і положення про оплату послуг. Варто вказати дату та можливий спосіб оплати. З точки зору бухгалтерської контори цінними можуть виявитися положення про індексацію винагороди у зв’язку з інфляцією, положення про негайне розірвання договору у разі несплати або положення про відсотки за прострочення платежу.

Термін дії контракту

Термін договору може бути визначений у вигляді конкретної дати його закінчення або бути підписаним на невизначений термін. Необхідно визначити і способи розірвання контракту.

Нерідко сторони бажають внести в договір деякі зміни в процесі співпраці. Буде корисно, якщо договір на надання бухгалтерських послуг включатиме положення про форму, в якій повинні бути внесені ці корективи. Найчастіше вони оформлюються у вигляді додатків (анексів).

Додаткові положення

З питань, не врегульованих у договорі, зазвичай застосовуються положення Цивільного кодексу Польщі, про що також варто згадати у договорі.

Договір на надання бухгалтерських послуг повинен бути доповнений угодою про доручення обробки персональних даних. Клієнт (замовник) залишається адміністратором даних, але доручає їх обробку. Бухгалтерія зобов’язана застосовувати політику інформаційної безпеки і не розголошувати дані стороннім особам.

Зразок договору з бухгалтерською конторою в Польщі

Вже з вищесказаного зрозуміло, що типовий шаблон договору не існує. Тому ми наведемо як приклад один з спрощених варіантів, але кожен повинен розуміти, що документ вимагатиме ретельної адаптації під конкретні умови.

Крок 3. Повідомлення податкової про роботу в Бюро рахункове

Це дуже важливий нюанс, до якого потрібно ставитися з усією серйозністю. Підприємець зобов'язаний повідомити податкові органи протягом 15 днів, якщо ведення та зберігання бухгалтерської документації (книг витрат і доходів) відбувається за межами місця його діяльності.

Що це означає на практиці? Бухгалтерська контора, за умовами договору, може виконувати свої обов'язки і на території замовника – наприклад, бухгалтер від Бюро просто приходить до підприємця-клієнта в офіс і там виконує свою роботу (залишаючи там же і документи). У такому випадку повідомлення податкової не вимагається.

Однак якщо бухгалтерія працює у своєму офісі (або вдома), де і залишаються документи, повідомлення є обов'язковим, а його відсутність може призвести до серйозних штрафів.

Повідомлення повинен відправити підприємець, шляхом направлення в податкову форму NIP-2 (📄 завантажити бланк).

Скільки коштують бухгалтерські послуги для підприємців?

Строгих тарифів на діяльність бухгалтерських контор законодавчо не встановлено. Тому розкид цін великий, і залежить від обсягу робіт, набору послуг, географії та ще багатьох параметрів.

Ми запропонуємо для ознайомлення середні ціни на послуги на момент публікації, однак треба розуміти, що вони дуже орієнтовні і відображають лише порядок цін, а не їх точні значення.

Безпосередньо бухгалтерські послуги залежать від обсягу робіт, найчастіше виражених у кількості оброблюваних документів:

Крім цього, бухгалтерські контори можуть надавати і HR-послуги, в частині, пов'язаній з різними виплатами та обліком. Наприклад:

• Підготовка договору для нового працівника, звітність в Установу соціального страхування (ZUS) – 50 злотих за людину одноразово.
• Зняття з обліку працівника (довідка з місця роботи, зняття з обліку в ZUS) – 50 злотих за людину одноразово.

Розрахунок заробітної плати (щомісяця):

• Формування розрахунків по зарплаті та ведення зарплатних карток.
• Оплата страхових внесків та податку на доходи фізичних осіб.
• Підготовка декларацій та звітів у ZUS.
• Підготовка річних розрахунків для співробітників (PIT-11).
• Підготовка декларацій по авансових платежах, стягнених з фізичних осіб (PIT-4R або PIT-8AR).

Всі перелічені послуги обійдуться приблизно в 30 злотих за людину (кожна).

• Облік графіка робочого часу – 50 злотих за людину на місяць.
• Ведення справ співробітників відповідно до законодавства – 50 злотих за людину на місяць.

Додаткові послуги:

• виправлення JPK_VAT, DRA та інших декларацій з вини клієнта (ціна за виправлення) – 50 злотих;
• підготовка заявки на кредит – 50 злотих;
• підготовка заявки на фінансування – 50 злотих;
• підготовка фінансової звітності для Центрального статистичного управління (GUS) – 100 злотих;
• підготовка проміжної фінансової звітності – 100 злотих;
• листування з судовими приставами, підготовка листа – 50 злотих;
• підготовка договору для працівника та подання його в ZUS – 50 злотих.

Можуть бути й інші послуги, а замовлення великої кількості функцій іноді призводить до отримання знижки. У будь-якому випадку ціна – це результат домовленості конкретних осіб у конкретний момент часу.

Висновок

Послуги бухгалтера в Польщі є однією з найзатребуваніших форм бізнесу. Це важливо розуміти як підприємцям, готовим довірити ведення обліку сторонній особі, так і людям, які шукають собі зайнятість. Однак перед будь-якою співпрацею необхідно уважно вивчити всі аспекти цієї діяльності, щоб і гроші не втратити, і закон не порушити.