Багато польських систем оплати праці напряму залежать від кількості відпрацьованих годин. У деяких випадках вся відповідальність за правильний розрахунок часу покладається на роботодавця. В інших – працівник сам може повідомляти про витрачені години. Облік робочого часу – одна з найскладніших тем, пов'язаних з працевлаштуванням у Польщі, значно відрізняється в залежності від типу договору. 

Зміст:

• Як враховується час за трудовим договором?
• Графік роботи та облік часу
• Табель обліку робочого часу (ewidencja czasu pracy)
• Документи, що підтверджують робочий час
• Нарахування заробітної плати
• Облік робочого часу за умовами злецення і умовами о дзело
• Чи повинен враховуватися робочий час за умове злецення і умове о дзело?
• Як враховується робочий час за цивільно-правовими договорами
• Робочий час водія
• Відповідальність за відсутність належного обліку часу
• Що робити, якщо роботодавець неправильно враховує робочий час?

Для кращого розуміння одразу обговоримо. Далі будуть розглядатися випадки саме обліку робочого часу (godziny pracy, czasy pracy). Системи нарахування, наприклад, норми еквівалентного робочого часу, виплати за понаднормові, нічні години, оплати відпусток, лікарняних, періоди обов'язкового відпочинку, розрахунки відпускних при звільненні і т.д. розглянуті у своїх матеріалах і тут не будуть зачеплені.

Крім цього, між обліком необхідного для оплати праці часу за umowa o pracę та umowa zlecenie / umowa o dzieło існує принципова різниця. Тому одразу розділимо ці випадки і будемо розглядати їх окремо.

Як враховується час за трудовим договором?

Умови о праце, як відомо, регулюються нормами Трудового кодексу Польщі (Kodeks pracy – k.p.). Відповідно і робочий час за даними типами контрактів враховується за умовами трудового законодавства.

Графік роботи та облік часу

Необхідний для роботи час заздалегідь визначається графіком роботи (польськ., rozkład czasu pracy). Крім окремо зазначених у трудовому законодавстві випадків, коли графік складатися не повинен, його наявність (узгоджене між працівником і роботодавцем, а в деяких умовах і профспілками) є обов'язковою умовою.

Але якщо графік роботи – це запланований час на виконання працівником своїх обов'язків, то робочий час – це фіксація фактично витраченого на роботодавця часу. Графіки можуть бути різними і на їх пояснення виділена значна частина Кодексу праці. За обліком же робочого часу є єдина стаття:

Однак і з цієї єдиної статті можна зробити масу необхідних висновків. Перш за все, кому не треба враховувати робочий час:

• При роботі до досягнення заздалегідь встановленого результату. Це тип виконання обов'язків, при якому закінченням зміни / дня / етапу є певний підсумковий результат. Сторони заздалегідь визначили скільки буде коштувати така робота і від кількості витраченого часу оплата не залежить. Приватним випадком може бути повністю відрядна система оплати.
• Керівний склад підприємства. Генеральному менеджменту не належить понаднормові, нічні та інші виплати, тому облік часу для них неактуальний. Це стосується і невеликих підприємств, де власник є і безпосереднім керівником.
• Якщо за деякі етапи роботи, як правило, відмінні від графіка, заздалегідь встановлюється сума винагороди. «Ти не міг би вийти сьогодні вночі?» — «Скільки?» — «200 злотих». Приблизно такий діалог або аналогічні угоди, встановлені іншим шляхом (як варіант – спочатку зазначені в договорі), призводять до того, що за додатковий період робочого часу встановлюється фіксована сума, яка не залежить від часу.

Перелічене говорить і про зворотне – у всіх інших випадках облік робочого часу є обов'язковим. Відповідальність за облік робочого часу за умовами о праце лежить на роботодавцеві, а працівник має право за запитом ознайомитися з даними, що стосуються саме його. Обов'язок ведення табеля не залежить від будь-яких факторів, включаючи розмір підприємства. Табель повинен бути навіть при єдиному найманому працівникові.

Табель обліку робочого часу (ewidencja czasu pracy)

Фактично відпрацьований час фіксується в табелі – по-польськи його називають ewidencja czasu pracy. Документ може мати різні форми, але в обов'язковому порядку повинен включати:

• Ідентифікацію працівника.
• Години, відпрацьовані за графіком.
• Понаднормові.
• Нічні години.
• Вихідні дні.
• Відпустка.
• Час перебування на лікарняному.
• Інші необхідні відомості.

Табель повинен враховувати і специфіку роботи пільгових категорій, наприклад, неповнолітніх, вагітних тощо.

Більшість польських фірм вже давно користуються для обліку робочого часу спеціальними комп'ютерними системами управління підприємствами, включаючи контроль персоналу. Але зустрічаються і невеликі компанії, в т.ч. ІП, де облік досі ведеться в простому файлі excel (📄 завантажити зразок такого табеля) або вручну.

Як правило, табель складається на звітний період (період, за який нараховується заробітна плата), але в деяких випадках можуть визначатися інші часові інтервали (обирати період менше місяця заборонено). На практиці найчастіше зустрічається помісячний звіт.

Незалежно від типу заповнення табеля, надати його параметри працівнику (за його запитом) є обов'язком роботодавця.

Документи, що підтверджують робочий час

В звичайних умовах достатньо просто вказати дані в табелі робочого часу. На деяких великих підприємствах облік може бути автоматизованим, в інших компаніях робочі зміни відзначає безпосередній керівник.

Однак є ряд випадків, коли той чи інший факт повинен бути підтверджений документально:

• Відпустка – підтверджується відповідною заявою.
• Тимчасова непрацездатність – лікарняним листом.
• Догляд за дитиною до 14 років – заявою.
• Встановлення, зміна графіка роботи або вибір індивідуального графіка – наказом, заявою.
• Надання відгулу за раніше відпрацьований час – заявою.
• Згода на понаднормові, нічні (якщо така згода потрібна).

Додаються й інші документи, що мають відношення до обліку робочого часу. Відповідно, табель повинен містити всі поля, що мають відношення до нарахування зарплати.

Нарахування заробітної плати

Оплата праці повинна відображати кожен з пунктів табеля, але не обмежується ними, якщо за законом або договором належать і інші виплати. Працівник, запитавши дані, повинен мати можливість переконатися, що кожна його година оплачена за належними ставками.

Нагадаємо, що оплата праці нараховується в брутто, з якого потім роботодавець виплачує всі необхідні податки і збори. Детальніше про заробітну плату і про складові оплати праці в Польщі можна прочитати в окремих матеріалах.

Облік робочого часу за умовами злецення і умовами о дзело

Цивільно-правові договори, як відомо, Трудовому кодексу не підпорядковуються і все сказане вище до них практично не відноситься. До деякого часу облік часу, витраченого на виконання замовлення або надання послуги (а саме так юридично правильно звучить облік часу за даними контрактами, але в розмовній мові часто зустрічається термін «робочий час»), міг не вестися – відповідальності за таке порушення не передбачалося. Це давало недобросовісним роботодавцям можливості для обману співробітників.

Однак з моменту включення в Закон про мінімальну оплату праці (Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę) і відповідні НПА Совміна Польщі мінімальної погодинної ставки, ситуація змінилася кардинально. Понаднормові, нічні та інші доплати, належні за ТК РП, як і раніше не враховуються за цими контрактами, але мінімальний розмір оплати години повинен відповідати встановленому законом рівню.

Чи повинен враховуватися робочий час за умове злецення і умове о дзело?

Облік часу за цими договорами є обов'язковим. Для розуміння ситуації відразу звернемося до норм законодавства:

Ми навмисно опустили деякі частини цієї статті, що не мають відношення до розглядуваного питання, щоб не плутати читачів. Разом з тим і в залишених даних велика кількість нюансів. Давайте розбиратися:

• Спосіб обліку часу може бути заздалегідь вказаний у договорі і тоді він повинен здійснюватися на встановлених умовах.
• Якщо в договорі не вказали такий спосіб, а мова не йде про роботу через агентство, то відомості про витрачений час надає сам працівник.

  Обов'язково майте це на увазі, якщо у вашому договорі не зазначений спосіб фіксації робочого часу за умовою злецення або о дзело. Роботодавець (замовник) буде зобов'язаний прийняти від вас документ, у якому ви вкажете, що «відповідно до ust.2, art.8b Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, замовник повідомляється про фактично витрачений час» у такий-то період.

• Якщо мова йде про роботу через агенцію, то у роботодавця-вигодонабувача (не у агентства, а у того, на кого працівник працює безпосередньо) існує обов'язок враховувати робочий час працівника.

У зв'язку з сказаним, а також з самою суттю Закону про мінімальну оплату праці, дії по обліку (робочого) часу за даними договорами спрямовані на одне – визначити, чи не виявиться оплата кожної години нижче встановленого мінімуму.

У статті про понаднормові, у розділі, присвяченому умовам злецення, детально розбиралися приклади таких розрахунків – обов'язково ознайомтеся з ними, якщо виникає аналогічна ситуація. Тут лише коротко нагадаємо:

Як враховується робочий час за цивільно-правовими договорами

Законодавчо встановлена необхідність обліку, але не прописана його технологія. При закріпленні параметрів обліку в договорі, фіксація даних відбувається на цій підставі. В інших випадках достатньо вказувати день і кількість годин, оскільки більшість інших даних (якщо це окремо не прописано в контракті) для оплати праці значення не мають.

На практиці облік, який здійснює замовник (роботодавець), відбувається тими ж методами, що і для умов о праце. Для простого документування можна використовувати спрощений (відносно трудових договорів) звіт: 📄 завантажити xls-шаблон обліку часу за умовами злецення.

Важливим є і той момент, що документи обліку робочого часу, відповідно до норм art.8c Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, повинні зберігатися у роботодавця (замовника) не менше 3 років.

Робочий час водія

Дуже часто читачі цікавляться обліком робочого часу водіїв, у тому числі міжнародників. Принципової різниці, відносно вищезазначених норм, тут немає. Однак у водіїв є свої правила допустимого часу роботи, існує можливість (через наявність тахометрів на деякому типі транспорту) враховувати час в автоматичному режимі.

Крім цього, на європейському рівні вводиться (а частково вже діє) т.зв. пакет мобільності, що встановлює загальні правила для цього типу роботи. Дізнатися подробиці можна в цьому матеріалі.

Відповідальність за відсутність належного обліку часу

Відсутність достовірного обліку робочого часу є порушенням трудового законодавства, до якого входить і Закон про мінімальну зарплату, а значить відповідальність в рівній мірі покладена на роботодавців – порушників, які уклали з працівниками і умови о праце, і цивільно-правові форми контрактів.

Співробітник PIP, виявивши порушення, має право застосувати наступні санкції:

• Виписати припис про усунення порушення.
• Штрафувати роботодавця на суму до 2000 злотих.
• Ініціювати процес і виступити в суді в якості обвинувача, добиваючись штрафу до 30000 злотих.

При цьому, що дуже важливо, навмисно неправильний облік робочого часу (наприклад, неправильно заповнений табель) може бути інтерпретований як кримінальний злочин про підробку (фальсифікацію) документів, а також лжесвідчення. По кожній з цих статей передбачається позбавлення волі до 5 років.

Що робити, якщо роботодавець неправильно враховує робочий час?

Оскільки ми маємо справу з тими рідкісними випадками, коли трудове законодавство поширюється на всі типи договорів, то і найпростішою дією по захисту прав у кожному з випадків буде звернення до Трудової інспекції. Як це зробити детально розібрано в цьому матеріалі.

Можна звернутися і безпосередньо до суду, однак судовий процес завжди справа непроста, що вимагає витрат часу, сил, засобів, знання законів і процесуальних норм. У таких випадках краще звертатися за допомогою до адвокатів (яких, нагадаємо, в деяких ситуаціях можуть надати безкоштовно), а вчиняти так рекомендується тільки в тих випадках, якщо PIP з якоїсь причини не зміг допомогти.

Польські закони не завжди дають працівникам, особливо іноземним, зручні інструменти для захисту своїх прав. Однак у випадку обліку часу все складається досить комфортно: є чітко прописані норми для всіх типів договорів, є практика їх застосування і заходи впливу на порушників.

При цьому для захисту прав перш за все необхідно ці права знати. Сподіваємося, що цей матеріал допоможе поповнити багаж знань читачів, а якщо питання залишилися, їх можна поставити в коментарях під статтею.