Як підприємцю в Польщі повідомити про зміну ПІБ, адреси та інших даних?

При реєстрації суб'єктів господарювання в Польщі як, наприклад, індивідуального підприємця, цивільного товариства або ТОВ, дані про ФОП / компанію вносяться до відповідних реєстрів. В результаті діяльності ці відомості (ПІБ / назва, адреса, рахунки тощо) можуть змінитися. Щоб продовжити законну діяльність, необхідно своєчасно повідомити державним органам нові відомості.

Зміст:

• Про які зміни необхідно інформувати?
• Про які зміни повинен інформувати ФОП?
• Про які зміни повинні повідомляти засновники цивільного товариства (Spółka cywilna)?
• Про що повинно інформувати юридична особа?
• Спеціальні дані – регульована діяльність
• Платники VAT (ПДВ)
• Чому важливо своєчасно повідомити про зміни?
• Як повідомити про зміни?
• Як ФОП повідомляє про зміни?
• Як передає дані Spółka cywilna?
• Як повідомляють про зміни юридичні особи?

Про які зміни необхідно інформувати?

Розділимо інформацію на кілька блоків – індивідуальні підприємці, цивільні товариства (Spółka cywilna) і юридичні особи. Різниця в наданій інформації не дуже велика, однак адресати повідомлень відрізняються.

Зверніть увагу, що змінитися може і специфічна інформація, наприклад, тип оподаткування у ФОП. У даній статті ці випадки не розглядаються.

Про які зміни повинен інформувати ФОП?

При реєстрації JDG у заяві вказувався ряд даних. Якщо ці дані зміняться, підприємцю необхідно оновити свій запис у CEIDG. Відповідно, саме цей реєстр буде адресатом повідомлення про зміни у ФОП.

Нагадаємо, що реєстраційні дані включають, серед іншого:

• ім'я та прізвище;
• PESEL;
• NIP;
• REGON;
• громадянство;
• код PKD (код типу діяльності);
• контактні дані (електронна пошта, адреса, веб-сайт, номер телефону – якщо про це повідомлялося у CEIDG);
• адреса для кореспонденції;
• адреса постійного місця діяльності (якщо така є).

У підприємця є 7 днів, щоб подати заяву на зміну реєстраційних даних у CEIDG з моменту внесення змін. Цей термін стосується:

• ПІБ
• додаткової назви компанії (якщо є);
• адреси для кореспонденції або постійної адреси діяльності (останнє – якщо є);
• email, веб-сайту, телефону (якщо надавалися);
• Код PKD.

Інші відомості можуть бути скориговані в будь-який час, оскільки терміновість їх зміни не впливає безпосередньо на інших учасників економічної активності.

Про які зміни повинні повідомляти засновники цивільного товариства (Spółka cywilna)?

Нагадаємо, що цивільне товариство – це специфічна форма організації бізнес-діяльності, при якій кілька підприємців об'єднуються з метою отримання прибутку. Самостійною юридичною особою Spółka cywilna не є, а реєстрація проводиться у CEIDG (як і ФОП) – туди ж необхідно відправляти дані про зміни.

Найбільш важливими даними компанії, які потребують оновлення у CEIDG, є:

• Банківський рахунок.
• Зміна форми ведення обліку (наприклад, перехід на бухгалтерські книги).
• Коди
• Місце зберігання облікових документів.
• Назва компанії.
• Періоди розрахунків по податках (щомісячно, щоквартально).
• Форма оподаткування.
• Юридична адреса, адреса головного офісу, адреса доставки кореспонденції.

Очевидно, що перелік відомостей, які потребують своєчасної корекції, дещо відрізняється від ФОП. Однак строки надання інформації та адресат – ті ж (7 днів на повідомлення в CEIDG).

Про що повинно інформувати юридична особа?

Тут головна відмінність у тому, що юридичні особи (ТОВ, акціонерні товариства тощо) реєструються в Національному судовому реєстрі (KRS).

Фірмам необхідно своєчасно повідомити про наступні зміни:

• коротка назва (найменування компанії);
• адреса місця зберігання бухгалтерської документації;
• адреси комерційних підприємств;
• дані особи, яка веде бухгалтерську документацію, включаючи її ідентифікаційний номер платника податків (або про бухгалтерську контору, якщо ведення бухгалтерії доручено такій організації);
• дані про окремих партнерів, включаючи їх податкові ідентифікатори (у випадку комерційних товариств);
• контактна інформація;
• список банківських рахунків.

На повідомлення також надається 7 днів.

Спеціальні дані – регульована діяльність

Окрім переліченого, підприємці повинні повідомити відповідні інстанції, якщо здійснюється регульована діяльність, внесена до реєстру такої діяльності або здійснювана на підставі ліцензій / дозволів.

Про зміни необхідно повідомити установу, яка видала дозвіл. Відомості, які потрібно надіслати, залежать від того, які дані внесені до реєстрів.

На таке повідомлення є 14 днів з моменту події, яка спричинила зміну даних. Заява буде перевірена як за формальним принципом, так і по суті. Після внесення коректив, відповідальна особа отримає відповідне повідомлення.

Платники VAT (ПДВ)

Якщо підприємець / фірма є платником ПДВ (VAT), то в деяких ситуаціях також доведеться повідомити про зміни в податкову інспекцію за формою VAT-R (📄 завантажити бланк), зокрема, якщо в результаті зміни адреси компанії змінюється і компетенція податкової інспекції.

Чому важливо своєчасно повідомити про зміни?

Є кілька важливих причин, чому своєчасне повідомлення про зміни в інтересах бізнесу:

1. По-перше, дані (прямо у випадку юридичних осіб або через CEIDG у ФОП) передаються в ZUS та податкові органи. Відсутність оновлень у податкових інстанціях може призвести до штрафу.
2. По-друге, якщо не вказати, наприклад, нову адресу доставки, кореспонденція може не дійти до бізнесмена, але юридичну силу вручення мати буде.
3. По-третє, при відсутності своєчасних коректив, бізнес одиниця може бути ліквідована.

По останньому пункту трохи детальніше. Це може статися, якщо орган встановить, що:

• підприємець назавжди припинив вести підприємницьку діяльність;
• підприємець втратив право на ведення підприємницької діяльності;
• підприємець не подав заяву про відновлення господарської діяльності протягом 24 місяців з дня призупинення господарської діяльності.

Перейдемо безпосередньо до способів передачі інформації.

Як повідомити про зміни?

По ситуаціях з платниками VAT і регульованою діяльністю – ще раз нагадаємо, що оповіщення відбувається організацій, в яких проводилася реєстрація. По решті – знову розділимо всі випадки на блоки – ФОП, цивільне товариство та юридичні особи.

Як ФОП повідомляє про зміни?

Повторимося, що інформація про зміни при даних формах організації бізнесу повідомляється в CEIDG. Тут дуже важливо розуміти, що:

Про зміни повідомляється шляхом подання заяви за формою CEIDG-1 (📄 завантажити бланк). З інструкцією по його заповненню можна ознайомитися далі:

Запросити зміну даних у записі в CEIDG можна наступними способами:

• особисто в гміні (мерії, адміністрації президента міста);
• по традиційній пошті (в цьому випадку доведеться підписати заяву самостійно, а підпис має бути нотаріально завірений);
• онлайн, на порталі biznes.gov.pl (в цьому випадку обов'язково знадобиться довірений профіль або кваліфікований підпис).

Останній варіант розглянемо більш детально. Щоб підприємцю повідомити про зміни онлайн, треба виконати наступні дії:

1. Перейти на сторінку послуги і авторизуватися (якщо не робили цього раніше).
2. Виберіть послугу «Zmień dane w CEIDG».
3. Ознайомтеся з наданою інформацією і натисніть «Razpocznij».
4. Виконайте всі вимоги системи по введенню даних і відправте запит.

Всі послуги по повідомленню – безкоштовні. Повідомити одночасно можна про декілька коригувань, якщо вони відбулися одночасно. Зміни також можуть бути внесені через довірену особу.

Як передає дані Spółka cywilna?

Дані цивільного товариства також коригуються через CEIDG. Однак при зміні даних компанії, наприклад, нових кодах PKD, про це необхідно повідомити в Центральне статистичне управління (GUS), в реєстр REGON і податкову інспекцію.

В CEIDG відомості подаються так само як це описано вище для ФОП. Інші відомості можна передати онлайн через той же портал biznes.gov.pl:

• Для змін в REGON – за цим посиланням.
• Для податкових коригувань – на цій сторінці.

По завершальному пункту кілька пояснень. Виправлення можна вносити і офлайн, подавши в свою податкову форму NIP-2 (📄 завантажити бланк).

Як повідомляють про зміни юридичні особи?

Що стосується юридичних осіб, то вони свої повідомлення відправляють через податкові органи. Спеціальні адресати звернення можуть бути у підприємств, які мають прибуток понад 3 мільйони євро та понад 50 мільйонів євро, але це в будь-якому випадку представництва податкової, хоч і спеціальні.

В інших випадках у своє відділення податкової подається заява за формою NIP-8 (📄 завантажити бланк).

Подача через інтернет здійснюється на цій сторінці. Послуга є безкоштовною, але при використанні довіреної особи, необхідно буде доплатити 17 злотих за довіреність.

Висновок

Інформування про зміни – обов'язок підприємців. Сучасні технології дозволяють подавати повідомлення про коригування швидко, за допомогою спеціальних сервісів, зокрема сайту biznes.gov.pl. Однак необхідно точно розуміти, про що, кого і в які терміни потрібно інформувати, щоб не порушити законів і продовжити легальну бізнес-діяльність.