Чим відрізняються цифрові, електронні та традиційні документи в Польщі

Розвиток нових технологій призводить до збільшення рівня комфорту в багатьох галузях життя. Документи електронного формату в цьому сенсі одне з головних зручностей розвитку цивілізації, зокрема, їх миттєва відправка або отримання дозволяють економити масу часу. Теоретично будь-який технологічний розвиток повинен супроводжуватися своєчасно підготовленою юридичною базою, але на практиці закони часто відстають від дійсності.

Зміст:

• Що таке електронний документ в Польщі?
• Документ з цифровим підписом
• Природний електронний документ
• Візуалізація електронного документа
• Візуалізація електронного документа, відправленого звичайною поштою
• Чи є скан-копія електронним документом?
• Документи в додатку mObywatel

Вже за обсягом питань, заданих вище, неважко здогадатися, що плутанина в визначеннях існує і вона дуже велика. Більш того, крім загальних визначень існують свої нюанси, позначені в окремих галузях права (наприклад, трудовому, податковому, цивільному, кримінальному і т.д.), і ці норми можуть як збігатися, так і суперечити один одному.

Спроби уніфікувати законодавство здійснюються постійно, і в даний час, наприклад, формується законопроект, що урівнює традиційні документи з тими, що знаходяться в mObywatel (про це далі буде сказано докладніше). Тобто законодавство в цій сфері пластичне і може змінюватися (в цьому випадку даний матеріал буде оновлений).

Нарешті, розуміючи, що невизначеність зберігається, не варто чекати від цієї статті детальних відповідей на всі питання – будуть позначені наявні юридичні норми і можливі проблеми, однак в умовах плутанини останнє слово все одно залишиться за особою, відповідальною за прийняття рішення. Наприклад, суддя прямо оголосить, які документи готовий прийняти як докази, інспектор уженда скарбового запросить / надасть той формат, що діє в даній службі або чиновник воєводського управління повідомить про необхідний вид інформації.

Під традиційним документом (носієм) розуміється документ, спочатку створений в паперовому або пластиковому форматі (до останніх, наприклад, відносяться карти побиту, водійські посвідчення, паспорти і т.д.).

Що таке електронний документ в Польщі?

З визначення видно, що відповідно до зазначеного нормативно-правового акта, в поняття електронний документ входять всі можливі різновиди документів, так чи інакше пов'язаних з цифровими (електронними) носіями.

Така широка трактовка і викликає плутанину при визначенні різниці між типами документів. Однак нагадаємо, що в деяких галузях права (від кодексів законів до службових НПА) існують уточнення (наприклад, art.94¹¹ Kodeksu pracy прирівнює кадрову документацію в електронному і паперовому вигляді, але тільки в рамках трудового права). Важливу роль відіграє і правозастосовна практика.

Документ з цифровим підписом

Правозастосовна практика чітко виділяє з загального поняття електронного документа, документ, підписаний цифровим підписом (dokument podpisany cyfrowo).

Однак і тут є важливий нюанс. У Польщі відрізняються поняття електронного і цифрового підписів:

• Електронний підпис (podpis elektroniczny) – це символ або процес, прикладений до контракту або логічно пов’язаний з контрактом/документом, створений і збережений за допомогою електронних засобів. Електронний підпис представляє собою зображення власноручного підпису, виконане на планшеті стилусом або пальцем. Використовується, наприклад, у кур’єрській сфері, де при передачі посилки, замість того, щоб підписувати її вручну, кур’єр просить поставити підпис на спеціальному планшеті.
• Кваліфікований цифровий підпис (kwalifikowany podpis elektroniczny) – це вищеозначений спосіб саме цифрового підтвердження особи.

Саме цифровий підпис бере участь у різних процесах, заявках, документообігу, що здійснюються онлайн. Коли документ підписаний цифровим ключем, його зміст безпосередньо пов’язаний з особистістю людини. Документ, завірений kwalifikowany podpis elektroniczny, вважається підтвердженим тими ж підставами, що і традиційний документ власноручним підписом.

На жаль, і тут є свої нюанси. В першу чергу мова йде про носій інформації. Одне діло, якщо пересилка документів здійснюється за допомогою офіційної інформаційної системи якогось відомства (наприклад, електронна податкова або PUE ZUS) і документ завірений, наприклад, за допомогою системи ePUAP, а зовсім інше, якщо документ з системи роздрукований і наданий на паперовому носії, але з відміткою про завірення цифровим підписом.

Природний електронний документ

Початкова форма електронного документа завжди в цифровому вигляді. Такий документ називається природним електронним документом:

Природні електронні документи — це просто комп’ютерні файли, які для більшості користувачів, що працюють з ними, мають, наприклад, розширення PDF або DOC. Ці файли можуть бути надіслані через електронний зв’язок (ту ж платформу ePUAP).

Візуалізація електронного документа

Кожен файл можна переглядати на моніторі комп'ютера, смартфона або іншого електронного пристрою. Однак файл можна і роздрукувати. Така форма електронного документа називається його візуалізацією:

Візуалізація електронного документа у вигляді друкованого тексту не дозволить його читачеві перевірити, чи дійсно електронний натуральний документ підписаний кваліфікованим електронним підписом. Перевірка електронного підпису на документі може бути здійснена тільки за допомогою відповідного програмного забезпечення.

Візуалізація електронного документа, відправленого звичайною поштою

Часто в спілкуванні з державними або муніципальними структурами громадяни РП та іноземці використовують звичайні поштові відправлення. Логічно, що в таких випадках електронний документ роздруковується і пересилається на паперовому носії. Чи є він дійсним, чи має юридичну силу?

Як правило, така візуалізація електронного документа повинна містити:

1. Відомості про те, що він виданий у вигляді електронного документа з використанням зазначеної системи і підписаний кваліфікованим електронним підписом, з зазначенням імені та посади особи, що підписала документ.
2. Ідентифікатор, присвоєний IT-системою.

Такий документ є дійсним, але не буде вважатися ні оригіналом, ні його завіреною копією. Навіщо ж він потрібен? Розглянемо відповідь на прикладі:

Чи є скан-копія електронним документом?

Іноді в правозастосовній практиці може статися так, що якийсь орган виносить рішення в традиційній формі, тобто на паперовому носії. Такий документ підписується власноруч відповідальною особою. Однак для його пересилання може використовуватися, наприклад, електронна пошта. Тоді документ сканується, зберігається і відправляється у вигляді електронного файлу.

Такий документ не тільки не є оригіналом або завіреною копією, але і не має яких-небудь ідентифікаторів для його онлайн-контролю. Неможливо перевірити, чи була поставлена ​​електронна підпис на такий файл, чи відповідає зображення підпису оригіналу, чи не проставлена ​​вона зловмисниками за допомогою програмного забезпечення без згоди власника і т.д.

Скан (цифрове зображення, odwzorowanie cyfrowe) документа або його ксерокопія не є достовірним документом, якщо він не містить ідентифікатора, що дозволяє провести однозначну перевірку і не може в принципі розглядатися як електронний документ, оскільки не має ознак, що забезпечують його автентичність.

Документи в додатку mObywatel

Додаток mObywatel слід розглянути окремо. Це дуже зручний і все більш популярний інструмент, що надає доступ до багатьох офіційних документів громадянина Польщі, а також деяких функцій для іноземців.

Деякі з документів регулюються окремими положеннями законодавства. Наприклад, керування транспортними засобами на території РП допустиме за правами в електронному форматі, іноземці можуть використовувати документ DIIA_pl для підтвердження статусу тимчасового захисту.

Однак загалом юридичні складнощі зберігаються і при використанні документів з mObywatel. Згадані водійські посвідчення та DIIA_pl працюють за тим же принципом, що і роздруківки цифрових документів – контролюючі органи просто можуть ідентифікувати необхідну інформацію і перевірити її за допомогою свого ПЗ.

Але в даному випадку ситуацію планують виправити. Польський уряд розробив законопроект, що прирівнює цифрові документи в mObywatel до інформації в традиційному форматі. Це означає, що всі традиційні документи, такі як пластикові посвідчення особи, водійські права, шкільні та студентські квитки, будуть вважатися в Польщі рівними наявним у додатку.

Потрібно розуміти, що поки мова йде тільки про законопроект, а отже зазначені норми ще не діють. Як тільки ці положення набудуть чинності, ми обов'язково повідомимо читачів.

Висновок

Складнощі в питаннях з цифровими документами в Польщі вирішуються на законодавчому рівні, але поки проблем залишається дуже багато. Полегшує ситуацію лише те, що на практиці для іноземців плутанина виникає лише при серйозних обставинах (наприклад, у суді, при доведенні того чи іншого факту), а в звичайному житті ситуація більш-менш визначена. У крайньому випадку чиновник сам підкаже де, як і який документ може бути використаний.

Головне розуміти, коли цифрові документи можуть бути застосовані поза межами спілкування з державними або муніципальними структурами (наприклад, при веденні бізнесу, при спілкуванні між суб'єктами господарювання). У таких випадках повинні застосовуватися лише способи, що мають повну юридичну силу.