Отримання свідоцтва про роботу в Польщі (Świadectwo pracy) при звільненні

Більшість іноземців, які працюють в Польщі, рано чи пізно стикаються з необхідністю змінити роботодавця. Процедура звільнення (розірвання договору) повинна бути дотримана у всіх деталях, щоб не виникло проблем з майбутнім працевлаштуванням. Одним з найважливіших кроків є отримання т.зв. довідки з місця роботи або по-польськи świadectwo pracy (свідоцтво праці). Що таке свідоцтво праці, навіщо воно потрібне?

Зміст:

• Świadectwo pracy: що це таке?
• Для чого потрібне свідоцтво праці?
• Чи зобов'язані видавати довідку з роботи іноземцям?
• За якими договорами існує обов'язок оформлення?
• Що має бути вказано в свідоцтві про роботу?
• Коли видають свідоцтво праці?
• Що робити, якщо свідоцтво праці містить помилки?
• Як відновити втрачене свідоцтво про роботу?
• Як відновити свідоцтво, якщо компанії більше немає?
• Відповідальність за неподання свідоцтва про роботу
• Правила видачі довідки про роботу агентствами зайнятості
• Форма Świadectwo pracy
• Чи допустиме свідоцтво про роботу в електронному форматі?

Świadectwo pracy: що це таке?

Крім вищезазначеної статті Трудового кодексу Польщі (на підставі §4 цієї статті), профільне міністерство видає Розпорядження, що уточнює деталі використання довідки про роботу – наразі чинним є Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej від 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy.

Для чого потрібне свідоцтво праці?

Завдання документа – вказати на основні параметри, пов'язані з попереднім місцем роботи (точний зміст розглянемо далі). Такі відомості не просто цікаві і важливі новому роботодавцю, але й необхідні для розрахунку деяких видів виплат, наприклад, по розрахунку лікарняних, відпусток тощо.

Потрібні відомості і при відсутності нового роботодавця, зокрема для оформлення допомоги по безробіттю при реєстрації на біржі праці.

Чи зобов'язані видавати довідку з роботи іноземцям?

Для всіх законно працевлаштованих в Польщі права і обов'язки рівні. Відповідно і іноземцям, при розірванні трудових відносин, зобов'язані надавати świadectwo pracy.

Однак принципово важливим є акцент на словосполученні – трудові відносини, оскільки від типу договору, за яким працював працівник, залежить обов'язок надання довідки.

За якими договорами існує обов'язок оформлення?

У art.97 k.p. однозначно вказано на розрив трудових відносин. Трудовими відносинами, за нормами Кодексу праці, є лише відносини, підтверджені умовою о праці (серед поширених типів контрактів). Відповідно, обов'язок оформлення świadectwo pracy існує лише при розриві umowy o pracę.

Разом з тим працюючим за цивільно-правовими договорами – за умовами злецення або умовами о дзело – видача довідки не є обов'язковою, однак закон і не забороняє цього. За домовленістю сторін, świadectwo pracy може бути надано. Однак впливу на відпустку, лікарняний тощо на наступному робочому місці цей документ може не мати.

Все, сказане далі, буде стосуватися саме трудових відносин. Бажаючі отримати довідки по цивільно-правовим контрактам, повинні розуміти добровільність надання документа роботодавцем.

Що має бути вказано в свідоцтві про роботу?

Відповідно до норм §2 Розпорядження міністра про довідку з місця роботи, документ зобов'язаний включати в себе наступну інформацію:

• Період або періоди зайнятості у даного роботодавця.
• Вид виконуваної роботи, займані посади або виконувані функції.
• Робочий час під час трудових відносин.
• Період, протягом якого працівник має право на компенсацію у зв'язку зі скороченням терміну повідомлення про трудовий договір, відповідно до §1, art.36¹ k.p.
• Щорічна відпустка, належна звільненому в році, в якому був розірваний договір – скільки днів було використано, а скільки, відповідно, ні.
• Використані неоплачувані відпускні дні та юридичні підстави для їх надання.
• Чи використовувався «батьківська відпустка».
• Відпустка по догляду за дитиною та правова підстава для її надання.
• Відпустка по вагітності та пологах.
• Дані про використання відпустки по догляду та відпустки по форс-мажору.
• Період, протягом якого працівник користувався захистом трудових відносин, зазначених в ust.2, §1, art.186⁸ k.p. (неможливість звільнення після подання документів на скорочення робочого часу для догляду за дитиною — ПК).
• Дводенна відпустка, передбачена art.188 k.p.
• Кількість днів, за які працівник отримав винагороду, відповідно до art.92 k.p. в році звільнення (дні лікарняного листа — ПК).
• Період дійсної військової служби або її альтернативних форм.
• Період виконання робіт в особливих умовах або особливого характеру.
• Застосування інших днів відпустки, передбачених нормами трудового законодавства.
• Періоди під час, на які видається довідка, без покриття страхуванням, враховувані при визначенні права на пенсію за віком або пенсію по інвалідності.
• Утримання із зарплат відповідно до положень про виконавче провадження.

• Дебіторська заборгованість за трудовими відносинами, визнана і непогашена роботодавцем до дати припинення цих відносин у зв'язку з відсутністю фінансових коштів.
• Відомості про розмір і складові винагороди та про отриману кваліфікацію — на вимогу працівника.
• Порядок і правові підстави розірвання договору / припинення трудових відносин, а у випадку розірвання трудового договору з повідомленням – сторона, яка ініціювала розірвання.

Вищезазначені правила детально визначають, які дані роботодавець може вказати у свідоцтві праці, що одночасно означає заборону вносити до документа інші відомості про працівника. Зокрема, роботодавець не має права включати до довідки відомості про оцінку роботи працівника, як сприятливі, так і несприятливі для останнього.

Коли видають свідоцтво праці?

Довідка про роботу в Польщі видається співробітнику або уповноваженій ним особі у день припинення або закінчення строку трудових відносин, якщо роботодавець не має наміру вступити з ним в інші трудові відносини протягом наступних 7 днів.

Якщо з об'єктивних причин видати świadectwo pracy у вказаний термін неможливо, роботодавець надсилає працівнику або уповноваженій ним особі довідку поштою або доставляє документ іншим способом у 7-денний термін. У разі проведення перевірки саме у роботодавця буде обов'язок довести, що з об'єктивних причин у день звільнення працівнику не вдалося видати довідку з місця роботи.

У разі встановлення інших трудових відносин з тим самим працівником протягом 7 днів з дня припинення або закінчення строку дії попередніх трудових відносин, роботодавець зобов'язаний видати працівнику świadectwo pracy лише за його заявою, поданою у паперовій або електронній формі. Заява може бути подана в будь-який час і стосується видачі довідки з місця роботи, що відноситься до попереднього періоду роботи або до всіх періодів роботи, для яких до цього часу довідка з роботи не видавалася. Термін надання – 7 днів з дня подання заяви.

Видача довідки з місця роботи не може залежати від попереднього розрахунку працівника з роботодавцем, наприклад, від повернення службового телефону або автомобіля.

Що робити, якщо свідоцтво праці містить помилки?

У разі будь-яких помилок, недостовірних або неповних відомостей працівник має право вимагати виправлення довідки з місця роботи протягом 14 днів з моменту отримання документа. У разі перевищення цього терміну, запитати виправлення документа також можливо, проте роботодавець вже не буде зобов'язаний розглядати запит.

Роботодавець може прийняти заяву працівника і видати нове, виправлене свідоцтво про працевлаштування в Польщі. Якщо роботодавець погоджується з твердженнями працівника, він повинен видати новий виправлений документ протягом 7 днів після отримання заяви працівника.

У разі незгоди з пред'явленими колишнім працівником вимогами, роботодавець може відмовити у проханні про виправлення. У такому випадку, він зобов'язаний повідомити заявника у паперовій або електронній формі про негативний результат розгляду також протягом 7 днів з дня отримання заяви.

Довідка може бути виправлена і без заяви працівника, якщо роботодавець сам помітить невідповідності. У цій ситуації роботодавець повинен повідомити працівника про помічені помилки, оформити нову довідку з місця роботи і знайти спосіб передати її колишньому співробітнику.

Як відновити втрачене свідоцтво про роботу?

Якщо свідоцтво втрачено (загублено, вкрадено або стало непридатним), його можна відновити – отримати у колишнього роботодавця дублікат.

Підставою для видачі копії є заява, подана колишньому роботодавцю. Подавати запит може як сам колишній працівник, так і уповноважена ним особа, а у випадку смерті працівника – його спадкоємець. Відповідно, факт спадкування або довіреність необхідно підтвердити документально.

Законодавчо не встановлено, як саме подається така заява, а отже допустима і усна, і письмова форма. Однак для доказової бази, якщо вона знадобиться в подальшому, краще подавати письмову заяву з реєстрацією її отримання.

Правилами не визначено термін видачі дубліката свідоцтва про роботу. Передбачається, що колишній роботодавець повинен надати його якнайшвидше, без невиправданих затримок.

Як відновити свідоцтво, якщо компанії більше немає?

Ситуація ускладнюється, якщо фірма, в якій працював співробітник, припинила своє існування. У цьому випадку можна звертатися до ZUS.

Управління соціального страхування має базу ліквідованих і перетворених робочих місць, з якої і може надати інформацію, де знаходяться архівні документи підприємства. Туди і доведеться звертатися за дублікатом.

Є інформація, що дізнатися місце зберігання архівних документів можна і через портал Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. На жаль, не маючи практичного застосування даного ресурсу, не можемо підтвердити або спростувати ці дані.

Відповідальність за неподання свідоцтва про роботу

У разі невидачі роботодавцем довідки про роботу, працівник має право звернутися до суду з трудових спорів або подати скаргу щодо роботодавця до Трудової інспекції (PIP). У разі вини роботодавця, його чекає штраф від 1 000 до 30 000 злотих.

Одночасно, за нормами art.99 k.p., працівник має право вимагати компенсації шкоди, заподіяної роботодавцем невидачею довідки з місця роботи. У цьому випадку співробітник може розраховувати на відшкодування в розмірі винагороди за період перебування без роботи з цієї причини, але не більше, ніж за 6 тижнів.

Разом з тим відповідальність за відшкодування збитків за видачу неправильного свідоцтва або його невидачу настає не у всіх випадках. Для того щоб роботодавець компенсував втрати, повинні бути дотримані наступні три умови:

1. Роботодавець вчинив правопорушення, що полягає в несвоєчасній видачі трудової книжки або в наданні неправильної довідки з роботи.
2. Працівник зазнав збитків через порушення з боку роботодавця (наприклад, він не був прийнятий на роботу через відсутність довідки).
3. Між бездіяльністю або дією роботодавця (неправильність дій роботодавця) і заподіяною працівникові шкодою існує причинно-наслідковий зв'язок.

Як свідчить судова практика, працівник зобов'язаний довести, що, незважаючи на його зусилля, він не зміг знайти нову роботу, тому що його попередній роботодавець не видав довідку з місця роботи, або що причиною відмови в працевлаштуванні стало невірне зміст довідки.

Правила видачі довідки про роботу агентствами зайнятості

Не секрет, що іноземці в Польщі часто працевлаштовуються через т.зв. кадрові агентства. Деякий час тому існували заплутані питання про видачу такими агентствами довідок про роботу. Цей момент був урегульований законодавчо, і в Постанову доданий спеціальний p.2a, ust.1, §2, відповідно до якого:

• Агентства тимчасової зайнятості зобов'язані надавати свідоцтва про роботу в Польщі на загальних принципах.
• Крім іншого, агентства повинні вказувати в довідці всіх роботодавців-отримувачів вигоди та строки роботи на них.

Нагадаємо, що роботодавці-отримувачі вигоди (роботодавці-користувачі) – це особи, на яких фактично працював співробітник, працевлаштований в агентство.

Форма Świadectwo pracy

Трудова книжка повинна бути видана працівнику в письмовій формі, що зазначено в art.78 Kodeksu cywilnego (правовий акт повинен бути в письмовій формі), а art.300 Kodeksu pracy встановлює, що всі питання, не врегульовані Трудовим кодексом РП, вирішуються відповідно до Цивільного кодексу Польщі.

Крім іншого, це означає підписання документа власноруч. Юридична вимога про збереження письмової форми не викликає сумнівів, враховуючи, що застосовний зразок довідки з місця роботи, введений Постановою Міністра у справах сім'ї, праці та соціальної політики про свідоцтво з місця роботи, вимагає підпису роботодавця або особи, що представляє роботодавця, або особи, уповноваженої робити заяви від імені роботодавця.

Рукописний підпис — це всього лише письмовий знак. Це розуміння відповідає значенню слова «підпис», що стосується акту. Зокрема, не є підписом чорнильний відбиток пальця або факсиміле, тобто копія підпису, яка може бути віддрукована на документі іншою особою. Важливою ознакою підпису є почерк. Ця ознака забезпечує функцію ідентифікації, оскільки тільки власноручний підпис, що містить особистісні характеристики почерку підписуючої особи (форма букв, їх поєднання тощо), дозволяє визначити — за допомогою графічного експертного висновку по почерку — що він є справжнім (пор. рішення Верховного суду – Палати у цивільних справах від 10 квітня 2008 р., IV CZ 23/08).

Чи допустиме свідоцтво про роботу в електронному форматі?

Чи означає все вищесказане, що цифрова форма свідоцтва недопустима? Ні! Згідно з art.78¹ k.c., для дійсності електронної форми достатньо підтвердити волевиявлення в електронній формі та підписати його кваліфікованим електронним підписом.

Тому повинні бути дотримані дві умови:

1. Подання волевиявлення (складання документа) в електронному вигляді.
2. Підтвердження (підписання) його кваліфікованим електронним підписом.

Таким чином, свідоцтво про роботу може бути в електронному форматі, якщо воно завірене кваліфікованим електронним підписом.

На практиці є ймовірність зіткнутися з роботодавцем, який не має можливості скласти таку форму документа або перевірити відповідність підпису раніше складеної довідки. У зв'язку з цим рекомендується використовувати паперовий варіант, або мати обидва.

Świadectwo pracy – документ дуже важливий для продовження роботи в Польщі. Крім необхідної для розрахунків інформації, деякі роботодавці просто не працевлаштовують людей без довідки з попередньої роботи, побоюючись помилок.

Видати свідоцтво при роботі за умове о праце зобов'язані, але варто постаратися отримати цей документ і при звільненні за цивільно-правовим договором. У останньому випадку оформити świadectwo pracy можна тільки при погодженні цього моменту з роботодавцем.